کام کرنے کا طریقہ

خلاصہ

کیا آپ کا کام کا سلسلہ آپ کو پریشان کر رہا ہے؟ کیا آپ اپنی پیداوار کو بڑھانا چاہتے ہیں اور اپنے مقاصد حاصل کرنا چاہتے ہیں؟ ہم سب پیداواری میں مشکلات کا سامنا کرتے ہیں، لیکن کام کرنے کا طریقہ پڑھنے والے کو پیداوار کو بڑھانے کے لئے ایک سادہ لیکن تفصیلی نظام پیش کرتے ہیں۔ ذاتی اور پیشہ ورانہ تنظیم میں دنیا کے سب سے بڑے ماہر کے ذریعہ تحریر کی گئی، اس کتاب کے طریقے کار دنیا بھر میں لاکھوں لوگوں کی طرف سے استعمال کیے جاتے ہیں، جیسے کہ مائیکروسافٹ اور لاکھیڈ کی طرف سے۔

یہ نظام آپ کو تناؤ کم کرنے اور اپنے تمام کام، ذاتی اور پیشہ ورانہ، کی تنظیم میں بہتر بنانے میں مدد کر سکتا ہے، کیونکہ یہ آپ کی زندگی کو آسان بنانے، کام کے سلسلے کو مسٹر کرنے، کاموں کی تنظیم اور اپنی زندگی میں بازیگری برقرار رکھنے پر تفصیلی ہدایات فراہم کرتا ہے۔ تو اگر آپ پریشان ہونے سے تھک چکے ہیں، تو یہ مرکب نظام برائے بے فکر پیداوار کو بڑھانے کے لئے آپ کو سکون فراہم کر سکتا ہے، جبکہ یہ آپ کو اپنے کاموں کو کارگر طریقے سے مکمل کرنے میں مددگار ہوتا ہے۔

خلاصہ

کام کرنے کا طریقہ پڑھنے والے کو پیداوار کو بڑھانے کے لئے ایک سادہ لیکن تفصیلی نظام پیش کرتے ہیں۔ یہ نظام، جسے عموما GTD کہا جاتا ہے، پیداوار کو ایک سادے سوال کے ذریعے چلا رہا ہے - "میرے مقصد کی طرف مجھے قریب لانے والا اگلا محسوس قدم کیا ہے؟"۔ GTD ایک شاندار نظام ہے کیونکہ یہ کاموں کو اتنا سادہ رکھتا ہے کہ تاخیر اور تسوی کو کم سے کم تک رکھتا ہے۔GTD ایک شخص کو مستقل طور پر اگلے فوری کام کی تلاش اور ادائیگی کی طرف دھکیلتا ہے، جو باری کنکریٹ اور نمایاں طریقے سے پیداوار میں اضافہ کرتا ہے۔

پروسیسنگ، نہ کہ اسٹوریج

آج کی دنیا میں، کام کے ماحول اور کاموں میں پیچیدگی بڑھ گئی ہے۔ بڑی تعداد میں کاموں کو مکمل کرنے کے لئے، یہ آسان ہوتا ہے کہ ایک شخص بس خود کو گم کر دے۔ اس پیچیدگی میں ڈوبنے سے بچنے کے لئے، مختلف کاموں کو ہمیشہ ذہن میں رکھنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ لیکن وہ، باری کی باری، دماغ کو ڈیٹا سے بھر دیتا ہے۔ تو بجائے اس کے کہ دماغ کو ایک پروسیسر کے طور پر استعمال کیا جائے، یہ ایک اسٹوریج ڈیوائس کے طور پر استعمال ہوتا ہے۔ چونکہ ہمارے دماغ ملٹی ٹاسکنگ میں بنیادی طور پر برے ہوتے ہیں، اس لئے اسے موجودہ کاموں سے بھرنے کی کوشش کرنا قیمتی وسائل ضائع کرتا ہے اور اسے کارروائیوں پر توجہ مرکوز کرنے سے روکتا ہے - یہ اسے واقعی کاموں کو مکمل کرنے سے روکتا ہے۔ زیادہ سے زیادہ کارکردگی حاصل کرنے کے لئے، دماغ کو موجودہ کام پر 100٪ توجہ مرکوز کرنے کی ضرورت ہوتی ہے، بغیر اس کے کہ وہ موجودہ منصوبوں یا دیگر غیر متعلقہ چیزوں پر غور کرے۔

ورک فلو کو مسٹر کرنا

دماغ کی توجہ بڑھانے کے لئے، اسے بے بوجھ بنانا ہوگا۔ اس کا طریقہ کار یہ ہے کہ ہر چیز کو ریکارڈ کیا جائے تاکہ دماغ کارروائیوں پر توجہ مرکوز کر سکے۔ یہاں چیلنج یہ ہے کہ یہ جاننا کہ اس تصور کو کیسے مکمل کام میں تبدیل کیا جائے۔ مبہم کام اور منصوبے خاص طور پر مشکل ہیں۔کام کرنے کا آسان طریقہ حدود تعین کرنے اور کاموں کی تعریف کرنے سے نبٹنے کا ہے کہ آپ کو ضرورت ہونے والے ڈیٹا کو جمع کریں، اگلے قابل عمل کام کی وضاحت کریں اور ہر چیز کا جائزہ لیں۔ کام کرنے کی مہارت حاصل کرنے میں 5 آسان اقدامات مددگار ہیں:

1. جمع کرنا — جمع کرنے کا مطلب ہے کہ ٹوکریاں، نوٹ، الیکٹرانک طریقے وغیرہ استعمال کرتے ہوئے ہر چیز کو تحت لکھنا۔ تمام کاموں، منصوبوں اور مختلف ڈیٹا کو 100% جمع کرنا اور لکھنا چاہیے۔
2. پروسیسنگ – ڈیٹا لکھنے کے بعد اسے پروسیس کریں۔ اس کا مطلب ہے کہ سوالات پوچھنے جیسے کہ "یہ کیا ہے؟", "کیا یہ قابل عمل ہے؟", "کیا یہ ضروری ہے؟" وغیرہ۔
3. تنظیم کرنا — پروسیس شدہ ڈیٹا کو پھر اگلے عمل کی فہرست پر لکھا جانا چاہیے، کچرے میں ڈال دیا جانا چاہیے، بعد میں کے لئے محفوظ کیا جانا چاہیے یا دوسرے طریقے سے تنظیم کیا جانا چاہیے۔
4. جائزہ لینا — جائزہ لینے کا مقصد یہ ہوتا ہے کہ یقینی بنایا جائے کہ سسٹم صاف، موجودہ اور مکمل ہے۔
5. کرنا — جب تمام اوپر کے اقدامات مکمل ہو جاتے ہیں، تو مختلف عملوں اور اقدامات کو شروع کرنے کا وقت ہوتا ہے۔

بالٹی

جیسا کہ ہم نے پہلے ذکر کیا، دماغ میں گڈ مڈ کو روکنا ضروری ہے، اور GTD ایک محسوس حل پیش کرتا ہے - بالٹی۔ بالٹیوں کا استعمال کسی بھی معلومات یا خیالات کو محفوظ کرنے کے لئے کیا جاتا ہے جو کافی اہم ہوتے ہیں کہ وہ ممکنہ طور پر توجہ ہٹانے والے ہوں۔ یہ بالٹی فزیکل ڈبے نہیں ہونا ضروری ہیں - وہ نوٹ بک، ایپ یا لیپ ٹاپ میں موجود ہو سکتے ہیں۔ سب سے اہم بات یہ ہے کہ وہ اتنے قریب ہوں کہ وہ آسانی سے تک پہنچے جا سکیں۔مثلاً، اگر بل ادا کرنے کی ضرورت ہو، تو اسے یاد رکھنے کی بجائے اسے بالٹی میں ڈال دینا چاہئے۔ سسٹم کو صاف اور شفاف رکھنے میں مدد کرنے والی 7 بنیادی قسموں کی بالٹیاں ہوتی ہیں۔ یہ ہیں:

• اگلے کام
• منصوبے
• منصوبوں کی مدد
• انتظار کر رہے
• کبھی کبھی/شاید
• کیلنڈر
• حوالے کے مواد

لیکن، ان بالٹیوں کا استعمال کیسے کرنا چاہئے؟ ہر زمرے کی تفصیلات یہاں ہیں:

اگلے کام

یہ بالٹی معین، عملی اشیاء کے لئے ہوتی ہے۔ اگلے کاموں کی فہرست کا ہونا ٹو ڈو فہرست کی بجائے بہتر ہوتا ہے کیونکہ ٹو ڈو فہرستیں وہ کاموں کے لئے بہترین نہیں ہوتی ہیں جو نامعلوم مقدار میں وقت لے سکتے ہیں۔ اگلے کاموں کو ماحول (گھر، کام، میٹنگز، وغیرہ) کے حساب سے ترتیب دینا چاہئے۔ اگر کوئی کام کسی مخصوص تاریخ یا گھنٹے سے وابستہ ہو، تو اسے کیلنڈر میں ڈالنا چاہئے، نہ کہ اگلے کاموں کی بالٹی میں۔ اگر کام پیچیدہ ہو، تو اسے منصوبہ بنا دیں اور اسے منصوبوں کی بالٹی میں منتقل کردیں۔

منصوبے

یہ بالٹی جاری منصوبوں کے لئے ہوتی ہے - پیچیدہ کام جو مکمل کرنے کے لئے زیادہ سے زیادہ اقدامات کی ضرورت ہوتی ہے۔ منصوبوں کی مثالیں ایونٹ کی ترتیب یا سفر کی ترتیب ہیں۔ منصوبوں کی ترتیب میں مؤثر ہونے کے لئے، یہ ضروری ہے کہ منصوبے کے مطلوبہ نتیجے کے بارے میں واضح ہوں۔ مثلاً "جب یہ منصوبہ مکمل ہوگا، ہم سفر پر جا سکیں گے۔" اس قسم کی نتیجہ ور سوچ کیا کرتی ہے کہ یہ معین کاموں کو تشکیل دینا آسان بناتی ہے، جو پروجیکٹ کو زیادہ حاصل کرنے والا بناتی ہے۔

ایک پروجیکٹ کو کامیابی سے سنبھالنے کے لئے 5 قدم ہیں:

1. مقصد کی تعریف – پروجیکٹ کیا ہے
2. نتیجہ کا تصور – پروجیکٹ کا مطلوبہ نتیجہ کیا ہے
3. برین سٹارمنگ – اس نتیجے کو حاصل کرنے کے لئے کون سے قدم اٹھانے ہیں
4. تنظیم – قدموں کی قسم بندی اور تنظیم
5. اگلے اقدامات کی شناخت – معین قابل عمل اشیاء کا انتخاب اور ان کو اگلے اقدامات کے بالٹ میں منتقل کرنا

اس قدرتی پروجیکٹ مینجمنٹ کے ساتھ، ہر پروجیکٹ ایک سادہ فہرست بن جاتا ہے جو معین قدم اٹھانے کے لئے ہوتا ہے۔

• پروجیکٹس سپورٹ — پروجیکٹس سپورٹ بکٹ وہ مختلف وسائل ہیں جو ایک پروجیکٹ کے کاموں کی حمایت کے لئے استعمال ہوتے ہیں۔
• انتظار کر رہے ہیں — انتظار کرنے والا بکٹ ان کاموں کے لئے ہوتا ہے جو ایک ٹرگر کا انتظار کر رہے ہوتے ہیں۔ ٹرگر کچھ بھی ہو سکتا ہے، کسی کی رائے، کمپنی کی شرح، ادائیگی، وغیرہ۔ اگر ٹرگر حاصل کرنے کی کوئی معلوم تاریخ ہو تو کیلنڈر کا استعمال کریں، لیکن اگر کوئی معلوم تاریخ نہ ہو تو انتظار کرنے والی فہرست مفید ہوتی ہے۔
• کبھی کبھی/شاید — کبھی کبھی/شاید بکٹ ان اشیاء کے لئے ہوتا ہے جو فوری طور پر کرنے کی ضرورت نہیں ہوتی، یعنی ان کی کوئی مخصوص تاریخ نہیں ہوتی، لیکن انہیں کسی نقطے پر کرنا چاہئے۔اگر کوئی مقررہ وقت ہو تو کیلنڈر کی بالٹی کا استعمال کریں۔ یہ بھی ایک بالٹی ہے جو ابھی تک کسی مخصوص خیال یا کام میں تبدیل نہیں ہوئی ہیں۔
• کیلنڈر — کیلنڈر ان چیزوں کے لئے مفید ہوتا ہے جن کے ساتھ کوئی مخصوص وقت اور / یا تاریخ منسلک ہوتی ہے۔ یہ واقعات ، میٹنگز ، مقررہ وقت وغیرہ ہو سکتے ہیں۔ کیلنڈرز کو ان اشیاء کے لئے بھی استعمال کیا جاتا ہے جو کام نہیں ہیں - یہ وہ چیزیں ہو سکتی ہیں جو کسی مخصوص وقت پر توجہ ضرورت ہوگی۔
• حوالہ جات کے مواد — یہ فہرست کاموں کے لئے نہیں ہے ، بلکہ مختلف اہم معلومات کے لئے ہے۔

جب اشیاء اپنی متعلقہ بالٹیوں میں منظم طور پر رکھی جاتی ہیں تو ہر کام مکمل کرنے میں آسانی ہوتی ہے۔ لیکن GTD نظام کو کارگر طریقے سے استعمال کرنے کے لئے ایک اور قدم ہوتا ہے۔

کچرہ نکالنا

GTD بکٹ سسٹم نہایت کارگر ہوتا ہے ، لیکن صرف اس وقت جب یہ مفید ، تازہ ترین معلومات شامل ہوتی ہیں۔ اس کا مطلب ہے کہ بکٹس کو باقاعدہ طور پر صفا کرنے کی ضرورت ہوتی ہے - کم از کم ہفتہ میں ایک بار۔ بکٹس کی مواد کا جائزہ لینے ، ترجیح کے حساب سے دوبارہ ترتیب دینے اور کسی بھی غیر متعلقہ یا پرانے اشیاء کو ختم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔

کام کی جگہ میں ڈھانچہ

آخری اہم بات یہ ہے کہ کام کی جگہ میں ڈھانچہ کی شدید ضرورت ہوتی ہے۔ باقاعدہ طور پر بکٹس کو منظم کرنے کے علاوہ ، کام کی جگہ کو خود کو منظم کرنے کی ضرورت ہوتی ہے۔ اس کا مطلب ہے کہ تمام متعلقہ مواد موجود ہوں اور وہ شخص جو وہاں کام کر رہا ہو وہ آرامدہ ہو۔

جب یہ GTD نظام اپنایا جاتا ہے، تو کارکردگی اور پیداوار کو زیادہ سے زیادہ بنایا جاتا ہے۔ اگر خیالات کو منظم کیا جائے تو محسوس قدم اٹھانے اور انہیں پورا کرنے میں آسانی ہوتی ہے، جو آپ کو اپنے مقصد تک پہنچانے میں قریب لاتی ہے۔