タスクトラッカー

概要

私たちのタスクトラッカーデッキを使用して、チームとプロジェクトを再び軌道に戻しましょう。カスタムビルドの日次、週次、月次チェックリストを使用して、進捗報告書の作成に費やす時間を節約します。優先度、期限、完了率、割り当てなど、多くのオプションでタスクを整理します。

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スライドのハイライト

従業員の45%がガントチャートを最も使用するプロジェクト管理ツールと報告しています。このスライドを使用して、タスクを正確に測定し、個々のプロジェクトの複数のフェーズで追跡し、チームと共有するためのより正確なタイムラインを作成します。

このタスク割り当てテーブルを使用して、複数の従業員のチーム活動を管理します。誰がどのタスクを割り当てられているか、期限はいつかを一覧表示します。各メンバーが完了したタスクの数を確認し、ボトルネックを特定します。

このゴールトラッカーを使用して、1か月間にわたって日常のタスクがどの程度達成されているかを確認します。チームメンバーに、日々の生産性がどのように積み重なってタスクや優先度を必要とするエリアを定義するかを示します。

問題

経営陣の52%だけが、従業員が時間を割り当てる方法が会社の優先事項と一致していると考えていますが、全体の職場の時間割り当てに満足しているのは9%だけです。チームリーダーの46%が"プロジェクトの期限を守る"ことを最大の障害と報告しています。

それは、ほとんどの従業員が週の半分以上を"再作業"のプロジェクトや不十分に伝えられた課題に費やしているからです。これは20時間以上の無駄な作業時間を意味します。これにより、小規模企業は年間最大420,000ドル、大企業は年間6200万ドル以上のコストが発生します。

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解決策

プロジェクト管理協会によれば、明確なプロジェクト管理構造を持つ企業は、持たない企業よりも38％成功したプロジェクトが多いです。プロジェクト管理の実践を改善する企業は、改善しない企業よりも28倍のお金を節約します。節約した時間とお金を、より革新的なアイデアへの投資に使い、生産性を向上させましょう。

応用

• ワークフロー管理の改善。 タスクのチェックリストを優先順位、期日、完了に向けた進行度で整理します。
• より良いコミュニケーション。 複数のデザインオプションが最も重要な指標を伝える最適な形式を選ぶことを可能にします。
• 期限を守る。 週や月を通じて目標を追跡します。時間、週の日数、年の月数によって達成されたタスクを考慮に入れます。
• より良いToDoリストの作成。 チームの優先事項と複数のプロジェクトにわたる進行状況を伝える編集可能なチェックリストを作成することで、より良い、よりスケジュール化された環境を作り出します。
• 失われた時間を考慮に入れる。 時間の無駄を測定します。タスクに予算化された時間と実際にかかった時間を計算します。無駄を修正するための完全な時間監査を行います。
• 問題領域に集中します。 進行状況を追跡し、完了したタスク、進行中のタスク、期限超過のタスクを特定します。ボトルネックに焦点を当て、タスクを簡単に再割り当てします。

追加された生産性を利用して、休憩時間を増やします。あなたとあなたのチームが一日中休憩を取る時間が増えると、彼らはよりやる気を持って仕事に戻ってきます。

実装

これらのタスクトラッカーツールのサポートを受けて、プロジェクト管理協会の推奨するBLISS戦略をプロジェクトステータスミーティングのリードに簡単に適用することができます。

• 効率的になる 主要なデータポイントを素早く伝えるスライド。
• 前を向くか後ろを向く 毎日、毎週、毎月のタスクトラッカーオプションが多数あります。
• 説明責任を求める チームの役割を強調するスライド。
• 簡素化する シンプルなToDoリストと進行状況レポートの視覚化で会議の議題を簡素化します。
• 集中を保つ あなたのすべてのニーズに超特化したスライド。

個人とチームの生産性に関するさらなるデッキについては、Meetings & Agendas (Part 3)、Objectives & Key Results (Part 2)プレゼンテーション、そしてProductivity Plannerをご覧ください。