Tableau Kanban

Synopsis

Qu'est-ce que "Kanban" ? Kanban est un cadre de gestion de projet qui utilise une visualisation par carte pour styliser les cartes sur un tableau afin que les membres de l'équipe puissent facilement voir où chaque tâche ou projet se trouve dans une série d'étapes de flux de travail. Le système Kanban, inventé chez Toyota, a aidé à transformer le constructeur automobile de la vente de moins de trois cents voitures par an à l'un des plus grands constructeurs automobiles du monde et à réaliser des centaines de milliards de revenus en 2021. Ci-dessous, nous expliquons Kanban et ses origines, comment fonctionne un "Tableau Kanban", et comment vous pouvez télécharger et personnaliser le modèle de feuille de calcul Tableau Kanban que nous avons créé pour commencer.

Questions and answers

What is the role of a dashboard in a Kanban system?

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The role of a dashboard in a Kanban system is to provide a visual representation of the workflow. It allows team members to easily see where each task or project is in a series of workflow stages. This helps in tracking progress, identifying bottlenecks, and improving overall efficiency.

How does the Kanban system manage task dependencies?

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The Kanban system manages task dependencies by visualizing the workflow. Each task is represented by a card on the Kanban board, and the position of the card on the board indicates its status in the workflow. This allows team members to easily see the status of each task and understand the dependencies between tasks. If a task is dependent on another, it cannot move to the next stage until the task it is dependent on is completed. This system helps to ensure that tasks are completed in the correct order and that no task is overlooked.

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Kanban expliqué

Le système Kanban a été développé par l'ingénieur industriel Taiichi Ohno chez Toyota dans les années 1950. Le terme Kanban provient de deux mots japonais, "Kan" 看 qui signifie signe, et "Ban" 板, qui signifie tableau, aka "panneau d'affichage." Le terme a été popularisé au Japon vers les années 1600 lorsque l'économie a décollé, et les villes japonaises ont été inondées d'entreprises concurrentes qui avaient besoin de panneaux d'affichage artistiques pour se démarquer et concurrencer pour les clients. Cette tradition s'est poursuivie jusqu'aux panneaux d'affichage au néon, LED, et 3D qui peuplent les villes japonaises aujourd'hui. Les meilleurs de ces panneaux d'affichage communiquaient leur valeur fondamentale de la manière la plus claire et concise possible.

Questions and answers

In my personal life I have many projects like: English course, fitness, listening to podcasts, homework, etc. Each of them consist of many steps, how can I manage them?

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To manage multiple projects in your personal life like English courses, fitness, listening to podcasts, homework, etc., you can use the Kanban Board system. This system was developed to visually track and organize a project's most important tasks.

You can create a Kanban Board with columns representing different stages of your projects. For example, you can have columns like "To Do", "In Progress", and "Completed". Each task or step in your projects can be represented by a card that moves from one column to another as you progress.

This way, you can easily see what needs to be done, what you're currently working on, and what you've already accomplished. You can also prioritize tasks by color-coding them.

Remember, the key to effective use of the Kanban Board is to update it regularly and limit the number of tasks in the "In Progress" column to avoid overwhelming yourself.

Explain how can I use this method to organize my personal life

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The Kanban method can be effectively used to organize your personal life. Here's how:

1. Identify Tasks: Write down all the tasks you need to do. These could be daily chores, work tasks, or personal goals.

2. Create Columns: Create three columns on your Kanban board: To Do, In Progress, and Done.

3. Prioritize Tasks: Place your tasks in the To Do column and prioritize them based on their urgency and importance.

4. Move Tasks: As you start working on a task, move it to the In Progress column. Once completed, move it to the Done column.

5. Review: Regularly review your board to ensure tasks are moving through the system and reprioritize as necessary.

Remember, the key to Kanban is visualizing your work and limiting the number of tasks in progress. This helps you focus and increases productivity.

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Le système Kanban d'Ohno utilise des cartes de signes sur un tableau pour montrer visuellement à quel stade se trouve une tâche, et indiquer aux spectateurs quelles actions entreprendre ensuite dans un flux de travail de processus. Dans les propres mots d'Ohno, le système a été conçu, "pour produire uniquement ce qui est nécessaire, quand il est nécessaire et dans la quantité nécessaire." Ohno a inventé ce système à la demande du PDG de Toyota, Kiichiro Toyoda, qui voulait que Toyota concurrence la productivité des entreprises automobiles américaines en moins de trois ans. Cependant, l'entreprise était en si mauvais état qu'elle ne pouvait même pas embaucher de nouveaux employés. Ils n'avaient pas l'équipement que possédaient les Américains, et ne pouvaient pas embaucher de nouvelles personnes, ils ont donc dû développer un système interne pour augmenter leur productivité.

Questions and answers

What is the future of Kanban Boards in project management?

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The future of Kanban Boards in project management looks promising. As businesses continue to evolve and adapt to changes, the need for efficient project management tools like Kanban Boards is increasing. They offer a visual way to manage tasks and workflows, which can greatly improve productivity and efficiency. Furthermore, with the rise of remote work and digital transformation, digital Kanban Boards are becoming more prevalent. They can be easily integrated with other project management tools and can be accessed from anywhere, making them a great tool for distributed teams. However, it's important to note that the effectiveness of Kanban Boards largely depends on how well they are implemented and used within a team or organization.

How has the use of Kanban Boards evolved over time?

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Kanban Boards have evolved significantly over time. Initially, they were physical boards used in manufacturing settings, like in Toyota where Taiichi Ohno developed the system to improve efficiency and reduce waste. The boards used visual signals to indicate when new products were needed, helping to manage overproduction and raw material stockpiling. Over time, the use of Kanban Boards has expanded beyond manufacturing to other industries, including software development and project management. They have also transitioned from physical to digital formats, with many online tools now available. These tools have added features like automatic notifications and integrations with other software, making the system even more efficient.

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Taiichi Ohno a gravi les échelons jusqu'au poste de directeur de l'atelier de machines et est finalement devenu directeur. Pendant cette période, il a identifié sept domaines clés de gaspillage qui contribuaient à réduire les performances de l'entreprise. En particulier, ils étaient confrontés à des problèmes de surproduction et d'accumulation de matières premières, ce qui créait du gaspillage lorsque la demande des consommateurs fluctuait. Ohno devait donc créer un système pour signaler quand un nouveau produit était nécessaire, qui pourrait être partagé avec la ligne de production et le fournisseur de matières premières au bon moment…

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What was the inspiration behind the creation of the Kanban system?

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The inspiration behind the creation of the Kanban system was the American supermarket chain Piggly Wiggly. During a visit in 1956, Taiichi Ohno, the father of the Kanban system, was inspired by the supermarket's method of tracking demand and restocking based on that demand. This led him to develop the Kanban system, where paper cards were used across the supply chain to track demand and signal actions as needed. This system improved efficiency, reduced stockpiling, and provided visibility throughout the whole supply chain.

How does the Kanban system improve efficiency and visibility in the supply chain?

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The Kanban system improves efficiency and visibility in the supply chain by using a visual method to manage work as it moves through a process. It uses cards (Kanban cards) to represent work items and columns to represent each stage of the process. When a card is moved from one column to the next, it signals that work has progressed to the next stage. This allows everyone involved in the process to see the status of every piece of work at any time. This visibility leads to improved communication and coordination, reducing the time it takes to complete tasks and identify bottlenecks. Furthermore, it helps in reducing stockpiling as each material in the production process has its own Kanban card, ensuring suppliers work off the same system.

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Comment fonctionnent les tableaux Kanban

De nos jours, le système Kanban n'est pas exécuté avec des fiches physiques.Kanban a finalement été adopté par l'industrie du logiciel et est souvent utilisé avec la méthode de gestion de projet Lean ou Agile. Agile est un style de gestion de projet itératif, où le gestionnaire divise un grand projet en plus petits projets qui sont planifiés, conçus, construits et testés individuellement pour être livrés plus rapidement. Comme Agile est une philosophie de gestion de projet, et Kanban est un outil de gestion de projet, les deux peuvent être utilisés simultanément et même incorporés à la méthodologie Scrum pour travailler sur un groupe de tâches dans une courte période connue sous le nom de sprint. (Source)

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What are the uses of swimlanes in a Kanban board and how do they aid in task organization?

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Swimlanes in a Kanban board are used to categorize tasks into different lanes based on certain criteria. They can be used to separate tasks across teams, activities, or types of service. This helps in organizing tasks in a more structured manner, making it easier to manage and track the progress of different tasks. It also aids in identifying bottlenecks and ensuring that no one stage gets backlogged.

How do work-in-progress limits on a Kanban board help prevent bottlenecks in a project?

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Work-in-progress (WIP) limits on a Kanban board help prevent bottlenecks in a project by limiting the number of tasks in a given stage or column. This ensures that no single stage gets backlogged, which could slow down the entire project. By setting a maximum number of tasks that can be in progress at any one time, teams can focus on completing current tasks before taking on new ones, thereby maintaining a steady and manageable workflow.

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Les tableaux Kanban numériques d'aujourd'hui intègrent des colonnes codées en couleurs, qui représentent chaque étape de travail séparée, et des cartes, qui représentent des tâches ou des projets individuels à accomplir. Les tableaux Kanban viennent également généralement avec ce qu'on appelle des limites "WIP", qui signifient des limites de "travail en cours". Celles-ci limitent le nombre de tâches dans une colonne/étape donnée, de sorte qu'aucune étape ne s'accumule et ne devient un goulot d'étranglement. Les couloirs de nage peuvent être utilisés pour séparer les tâches entre les équipes, les activités ou les types de service. (Source)

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Des tableaux Kanban numériques comme Trello d'Atlassian utilisent le système Kanban et offrent des fonctionnalités supplémentaires pour organiser les informations sur chaque tâche et produit.De cette façon, les tableaux Kanban peuvent être utilisés pour gérer des tâches personnelles, construire un calendrier éditorial, ou gérer un pipeline de ventes. Ils peuvent aider à gérer une feuille de route de développement de produit ou à suivre un entonnoir de recrutement. Cependant, la plupart des organisations et des chefs de produit n'ont pas besoin de logiciels avancés pour créer leur propre tableau Kanban. Comme Toyota l'a démontré, tout ce dont vous avez besoin est une image claire de votre flux de travail, et une façon de visualiser votre projet au fur et à mesure qu'il passe par chaque étape.

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Feuille de calcul du tableau Kanban

Gérer les tâches visuellement

Tout d'abord, entrez toutes les tâches pour un projet en cours sur la liste des tâches. Attribuez à chaque tâche son étape, sa priorité, le propriétaire responsable, et la date de début et d'échéance. Ensuite, suivez le travail en cours avec les barres de progression, combien d'heures il a fallu pour le terminer, et une fois terminé, sa date de fin finale. Pour modifier ces listes déroulantes, vous pouvez utiliser l'onglet des champs, pour ajouter de nouveaux membres de l'équipe responsables, des étapes, et des niveaux de priorité. Vous pouvez également définir votre limite de travail en cours, qui est une partie essentielle du Kanban.

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Dans le Kanban, chaque tâche est codée par couleur en fonction de son niveau de priorité, selon l'étape à laquelle elle se trouve. Si une certaine étape a atteint sa limite de WIP, la colonne de l'étape deviendra grise. Ceci est utilisé pour qu'aucune partie du flux de travail ne soit submergée.

Visualisez vos tâches sur un calendrier

Si vous préférez trier vos tâches en fonction de leur date d'échéance à venir, une visualisation de calendrier trie la tâche par la première date d'échéance sur votre liste, afin que vous puissiez voir une vue complète du calendrier de 12 mois de toutes vos tâches à venir.

Visualisez vos tâches avec un tableau de bord

Et le tableau de bord suit le nombre total de tâches qui ont été terminées par rapport à celles qui restent à être terminées, ainsi que le nombre de tâches qui sont assignées à chaque personne et à chaque étape. Et c'est tout ce que vous devez savoir sur Kanban. N'oubliez pas, vous pouvez télécharger et personnaliser cette Tableau Kanban feuille de calcul pour vos propres besoins de gestion de projet pour gagner du temps et des heures de travail.

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Et si vous voulez plus d'outils de feuille de calcul pour vous aider à accomplir vos objectifs les plus importants, consultez notre Liste de choses à faire modèle de feuille de calcul ainsi que notre Task Tracker modèle de présentation pour des visualisations alternatives de suivi des tâches et des outils de gestion de projet pour accomplir votre travail à temps, à chaque fois.

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