شرکت ها اغلب با مسئله پیچیده ای به نام برخورداری مالی مواجه هستند. برنامه ریز بودجه کسب و کار ما روشی ساده برای نظارت بر معاملات مالی، پایبندی به بودجه های از پیش تعیین شده و پیش بینی هزینه های آینده ارائه می دهد، بدین ترتیب از دام رایج تجاوز از مرزهای مالی جلوگیری می کند.
برنامه ریزی مالی به عنوان یک وظیفه ترسناک برای مدیران ایستاده است، که باید اطمینان حاصل کنند هر دلار محسوب می شود. داده ها از یک مقاله مرور کسب و کار هاروارد نشان می دهد که شرکت هایی که دارای عملیات مدیریت بودجه قوی هستند، 1.5 برابر بیشتر از همتایان خود از لحاظ مالی عملکرد بهتری دارند. برنامه ریز بودجه کسب و کار مجموعه ای واضح از ویژگی ها ارائه می دهد، از داشبوردهای بصری که هزینه ها را بر اساس دسته بندی ردیابی می کنند، تا خلاصه های جامع برای تجزیه و تحلیل ماهانه و سه ماهه. با تسهیل در فراهم کردن بینش جزئی در جریان های مالی، این جدول برگه مدیران را در تصمیم گیری های استراتژیک که هدف آنها حفظ آینده مالی شرکت است، کمک می کند.
یک تصویر مالی دقیق به مدیران کمک می کند تا بودجه خود را کنترل کنند. داشبورد در برنامه ریز بودجه کسب و کار یک تجزیه و تحلیل فوری و دقیق از هزینه ها نسبت به بودجه برای هر دسته را ارائه می دهد. این امکان را فراهم می کند تا مشکلات هزینه را سریعاً تشخیص دهد، امکان تنظیمات به موقع را فراهم می کند.
برای مثال، مدیر یک کسب و کار کوچک پذیرایی ممکن است متوجه شود که هزینه تامین غذا بیش از تخصیص بودجه است، که نشان دهنده نیاز به بازگفت مجدد قراردادهای تامین کننده یا تنظیم مجدد قیمت منو است. به طور مشابه، مدیر یک نمایشگاه خودرو ممکن است مشاهده کند که بودجه تبلیغات تقریباً لمس نشده است، در حالی که بودجه موجودی جدید سریعتر از آنچه پیش بینی شده بود خالی می شود. این موضوع مدیر را به سمت تغییر برخی از تمرکز و سرمایه گذاری به سمت تلاش های بازاریابی برای افزایش فروش و تعادل هزینه ها هدایت می کند.
پس از وارد کردن تمام معاملات بودجه خود - یا "ماهانه"، "سه ماهه"، یا "سالانه" را در برنامه ریز انتخاب کنید تا به داشبورد دسترسی پیدا کنید. رابط نمایش نمودار گیج را نشان می دهد که نمایانگر بودجه کل در مقابل هزینه های واقعی است.
مدیران می توانند روی هر دسته بندی کلیک کنند تا به هزینه های خاص بپردازند. برای سفارشی سازی. اگر دسته بندی های خاصی نشان دهنده بیش از حد خرج کردن باشند، آنها برجسته می شوند، اغلب به رنگ قرمز، که یک سیگنال بصری برای اتخاذ اقدامات اصلاحی فراهم می کند.
این دسترسی پویا به داده ها به شما امکان می دهد تا با بودجه ها به طور فعال مشاهده و تعامل داشته باشید، اطمینان حاصل کنید که در جهت صحیح، مداخله زودهنگام و برنامه ریزی مالی انجام می شود. با ارائه توانایی نظارت بر وضعیت مالی و سریعاً به روند های خرج کردن سازگار شدن، ویژگی داشبورد یک ابزار قدرتمند برای هر مدیری است که می خواهد از انضباط بودجه پایبند باشد.
ردیف کردن مداوم عملکرد بودجه در طول دوره های زمانی برای مدیریت مالی سالم بسیار حیاتی است. ویژگی خلاصه بودجه ماه به ماه در برنامه برنامه ریزی بودجه کسب و کار اجازه می دهد تا مدیران ارقام بودجه را با هزینه های واقعی بر اساس ماهیانه، برای هر دسته و زیر دسته مقایسه کنند - در واقع مشاهده کنند که چگونه اختلاف هر ماه تغییر می کند. این قابلیت مناطق نگرانی را از ابتدا مشخص می کند، تسهیل تصمیم گیری سریع و تخصیص مجدد بودجه در صورت لزوم.
یک شرکت توسعه نرم افزار متوسط را در نظر بگیرید که هزینه های خود را بر اساس ماهیانه پیگیری می کند. مدیر پروژه ممکن است متوجه شود، از طریق خلاصه بودجه، که بودجه تخصیص یافته برای ابزارهای توسعه طرف سوم برای چندین ماه زیر استفاده می شود، در حالی که پرداخت اضافه کاری برای توسعه دهندگان به طور مداوم بیش از بودجه است.
برای استفاده از خلاصه بودجه ماه به ماه، به برگه"خلاصه" درون برنامه برنامه ریزی بودجه دسترسی پیدا کنید. در اینجا، آنها با یک طرح دقیق مواجه می شوند که هر دو بودجه و هزینه های واقعی را، تقسیم شده بر اساس ماه، نشان می دهد. مدیران می توانند عملکرد هر دسته را کنار هم بررسی کنند و هر گونه اختلاف را شناسایی کنند. در سمت راست جدول، شما یک نمودار کوچک پیدا خواهید کرد که اختلافات مثبت و منفی را برای تمام ماه ها، دسته ها و زیر دسته ها به صورت گرافیکی نشان می دهد.اگر هزینه‌های واقعی برای یک ماه خاص به نظر خارج از هدف باشد، مدیر می‌تواند معاملات جدیدی را وارد کند یا بودجه‌های ماه‌های آینده را متناسباً تنظیم کند. این امکان به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا از هزینه‌های بیشتر یا کمتر از بودجه خود آگاه باشند و اطمینان حاصل کنند که سال مالی بدون هیچ سورپرایزی به پایان می‌رسد.
بررسی مالی دقیق فصلی پاسخ‌های چابک به روندهای اقتصادی را تسهیل می‌کند. نمای کلی بودجه فصلی نقش حیاتی در این مورد با قابلیت مدیران برای تعیین و ارزیابی اهداف مالی هر سه ماه یک بار، ایفا می‌کند. این ویژگی نه تنها امکان شناسایی زودهنگام اختلافات بودجه را فراهم می‌کند، بلکه پشتیبانی از هماهنگی استراتژیک با اولویت‌های کسب و کار در حال تحول را نیز در پایه فصلی می‌کند.
برای مثال، این نما می‌تواند بینش‌هایی را که منجر به تغییرات عملیاتی سودآور می‌شوند، آشکار کند. برای مثال، در Q2، یک مدیر در یک شرکت لجستیک منطقه‌ای ممکن است مشاهده کند که هزینه‌های سوخت به طور قابل توجهی بیشتر از بودجه تخصیص یافته به دلیل افزایش قیمت بازار است. با بهره‌گیری از این داده‌ها، شرکت تصمیم می‌گیرد مسیرهای تحویل کالای خود را تغییر دهد، پنجره‌های تحویل را افزایش دهد و ظرفیت بارگیری کامیون‌ها را افزایش دهد تا سفرهای بر و برگشتی بین انبارها را کاهش دهد. تا Q4، شرکت نه تنها بودجه سوخت خود را برآورده می‌کند، بلکه هزینه‌های عملیاتی کلی را نیز کاهش می‌دهد، بدین ترتیب بدون انتقال ساده اعتبارات از یک دسته به دسته دیگر، سود حاصل می‌شود.
استفاده از بررسی بودجه فصلی با یک کلیک ساده در برگه "فصلی" از داشبورد اصلی برنامه ریز بودجه شروع می شود. در آنجا شما خط مشی بودجه برابر با هزینه های واقعی برای هر فصل را پیدا خواهید کرد. فیلترها امکان حفر بیشتر در هر دسته را فراهم می کنند و نظارت دقیق بر تخصیصات مالی را فراهم می کنند. در صورت بروز اختلاف یا فرصتی برای تخصیص مجدد، اعداد بودجه برای فصول آینده به راحتی در برنامه قابل تنظیم هستند. این سطح از کنترل و بینش کمک می کند تا اطمینان حاصل شود که استراتژی های مالی شرکت به خوبی تنظیم شده و به آینده نگر هستند.
مانند بررسی بودجه فصلی، داشبورد بودجه سالانه با انتخاب برگه "سالانه" قابل دسترسی است. داشبورد بودجه سالانه بسیار شبیه به بررسی بودجه فصلی است، با این تفاوت که، همانطور که از نام آن پیداست، داده های معاملات بودجه بر اساس ماه جمع آوری می شود.
ردیابی هزینه ها و درآمدها با دقت در هر ماه کمک می کند تا کسب و کارها از نظر مالی آگاه باشند. نمای بودجه ماهانه در برنامه ریز بودجه کسب و کار به مدیران نگاه عمیقی به نحوه خرج یا صرفه جویی در هر دسته و زیر دسته می دهد. این دیدگاه دقیق می تواند منجر به مدیریت بهتر هزینه ها و صرفه جویی های بالقوه شود.
برای استفاده از نمای بودجه ماهانه، برگه "ماهانه" را از رابط اصلی برنامه ریز انتخاب کنید. یک حساب دقیق از اعداد بودجه برنامه ریزی شده و واقعی ماهانه باز می شود، تقسیم شده بر اساس دسته بندی ها و زیر دسته بندی ها. این گزارش امکان پیگیری دقیق مبلغ هر ماه را فراهم می کند و اگر اختلاف مثبت یا منفی است. اگر برخی از موارد خط به دور از محدوده مورد انتظار باشد، مدیران امکان دارد به جزئیات معاملات - در برگه "معاملات" - برای درک جامع و اصلاحات لازم بپردازند.
در نمای بودجه ماهانه، مجموعه ای از فیلترها اجازه می دهد تا عمیقاً وارد داده ها شوید - و نمودار گیج نگاه سریعی به بودجه استفاده شده می دهد. نمودارهای متعدد میله ای به رنگ قرمز نشان می دهند که بودجه از آنچه در ابتدا تخصیص داده شده بود، بیشتر شده است. خطوط آبی خط کشیده شده در نمودارهای میله ای حداکثر بودجه ای را که کنار گذاشته شده بود، نماد می کنند، هر چیزی بالاتر از خطوط خط کشیده شده به عنوان قرمز ظاهر خواهد شد.
سفارشی کردن دسته بندی های بودجه و زیر دسته بندی ها برای نیازهای خاص یک کسب و کار برای پیگیری مالی دقیق حیاتی است. برگه "Fields" در برنامه ریز بودجه تجاری به مدیران اجازه می دهد تا دسته بندی های بودجه و زیر دسته بندی ها را تعریف و ویرایش کنند، اطمینان حاصل می کند که برنامه بودجه به طور کامل با ساختار منحصر به فرد شرکت هماهنگ باشد.
این سفارشی سازی به جلوگیری از مشکلاتی که با رویکرد بودجه بندی یک سایز برای همه همراه است کمک می کند. دسته بندی دقیق کاهش خطر اختصاص اشتباه واحدهای پولی و بی توجهی ها را کاهش می دهد. به عنوان مثال، مالک یک رستوران ممکن است متوجه شود که 'تامین غذا' به عنوان یک دسته واحد خیلی گسترده است، منجر به هزینه های ناپایدار می شود. با استفاده از زبانه Fields برای تقسیم آن به 'محصولات'، 'گوشت' و 'لبنیات'، مالک بیشتر کنترل هزینه ها را بدست می آورد، اطمینان حاصل می کند که به دلیل تفسیر اشتباه بودجه، سفارش مجدد یا هدر رفت وجود ندارد.
برای شروع با سفارشی سازی، به زبانه "Fields" بروید. از آنجا، دسته بندی های جدید یا زیر دسته بندی ها را با وارد کردن نام ها در زمینه های مخصوص خود اضافه کنید - بودجه مربوطه می تواند در زبانه "Allocations" اضافه شود. دسته بندی های موجود نیز قابل ویرایش هستند، امکان اضافه کردن یا حذف زیر دسته بندی ها با توسعه کسب و کار را فراهم می کند. هنگامی که تغییرات ایجاد می شوند، آنها به طور خودکار در سراسر برنامه ریز بودجه منعکس می شوند، بخش های مربوطه و گزارشات را به روز می کند، که کمک می کند تا هماهنگی و دقت در سراسر برنامه مالی را حفظ کند. این ویژگی تنظیمات بودجه را ساده می کند و ردیابی مالی دقیق را تقویت می کند.
تمام داشبوردها، نمودارهای کوچک و ابزارهای برنامه ریز بودجه کسب و کار بدون تخصیص بودجه و معاملات بی فایده خواهند بود. تخصیص بودجه مبالغ سرمایه ای است که کسب و کار می خواهد در یک دسته یا زیر دسته سرمایه گذاری کند.برای وارد کردن تخصیص به برگه "Allocations" بروید. در آنجا، زیرمجموعه را انتخاب کنید و مقدار را برای هر ماه وارد کنید.
یک نمودار کوچک بودجه هر زیرمجموعه را در سمت راست هر ردیف نمایش می دهد. هنگامی که تخصیصات وارد شدند، الگو به طور خودکار داده ها را برای هر دسته جمع می کند. مشابه تخصیصات، برگه "Transactions" شامل... حدس زدید، همه هزینه ها و معاملات است. این معاملات نشان دهنده زمانی است که بودجه برای یک هزینه استفاده می شود. برای وارد کردن یک معامله، تاریخ را وارد کنید، زیرمجموعه را انتخاب کنید و نوع هزینه را انتخاب کنید - البته پس از آن - مبلغ سرمایه ای که استفاده شد.
انواع هزینه ها در دو دسته قرار می گیرند - "fixed" و "variable". هزینه های ثابت هزینه هایی هستند که بر طول زمان ثابت می مانند، به عنوان مثال اشتراک برای یک سرویس که ثابت است، مانند Netflix. یک هزینه متغیر هزینه ای است که می تواند بر طول زمان تغییر کند، به عنوان مثال قبض آب. با تعریف واضح تخصیصات بودجه و هزینه های کسب و کار خود، تمامی ویژگی های دیگر این برنامه ریز به زندگی می آیند.
در حوزه مدیریت کسب و کار، حفظ کنترل محکم بر روی کیسه پول شرکت نه تنها عقلانی است؛ بلکه برای پایداری و رشد حیاتی است.برنامه‌ریز بودجه تجاری امکانات متنوعی را ارائه می‌دهد که به مدیران ابزارهایی را برای برنامه‌ریزی مالی دقیق و تجزیه و تحلیل ارائه می‌دهد. هر ویژگی منحصر به فرد به هدف کلی کنترل مالی کمک می‌کند، وضوح و دقت را به فرآیند پیچیده مدیریت بودجه می‌افزاید.
ویژگی داشبورد نمای کلی از سلامت مالی شرکت را ارائه می‌دهد، داده‌های پیچیده را به قالب‌های بصری قابل هضم تبدیل می‌کند. این امکان را به مدیران می‌دهد تا تخصیصات بودجه و هزینه‌های واقعی را در زمان واقعی پیگیری کنند، اطمینان حاصل کنند که شناسایی و حل سریع اختلافات مالی انجام می‌شود. برگه خلاصه بودجه اجازه می‌دهد تا عملکرد مالی ماهانه را تجزیه و تحلیل کند، امکان مقایسه بودجه‌های پیش‌بینی شده با اعداد واقعی را به مدیران می‌دهد، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را ترویج می‌کند.
در عین حال، بررسی کلی بودجه فصلی به مدیران کمک می‌کند تا به روندهای بازار و تغییرات سازمانی در فواصل حیاتی طی سال اقتدار کنند. این بررسی دوره‌ای اطمینان حاصل می‌کند که استراتژی‌ها همچنان مرتبط و پاسخگو باشند. همچنین، نمای بودجه ماهانه روی جزئیات دقیق تمرکز می‌کند، نگاهی میکروسکوپی به فعالیت‌های مالی ارائه می‌دهد. این به مدیران کمک می‌کند تا الگوها را شناسایی کنند و منابع را به طور کارآمد برای بهینه‌سازی سود شرکت متحرک کنند، فراتر از تخصیص‌های ساده.
زبانه Fields ابزار اصلی سفارشی سازی است که به مدیران امکان می دهد برنامه ریزی بودجه را بر اساس نیازهای منحصر به فرد شرکت خود تنظیم کنند. این امر باعث می شود سیستم ردیابی مالی با دقت بالا ایجاد شود، خطرات خطاهای ناشی از تخصیص نادرست را به طور قابل توجهی کاهش دهد و زیرساختی را فراهم می کند که پروسه بودجه بندی بدون خطا را پشتیبانی می کند.
ترکیب این ویژگی ها در یک برنامه جامع برابر با یک مرکز فرماندهی مالی قدرتمند برای مدیران است. با ادغام این ابزارها، برنامه ریز بودجه تجاری نه تنها کمک می کند تا اشتباهات گران قیمت را جلوگیری کند بلکه محیطی را فراهم می کند که تصمیمات استراتژیک و آگاهانه می توانند در آن رشد کنند.
از گزارشات ماهانه و فصلی جزئی که موفقیت ها و پرچم های قرمز را برجسته می کند، تا ظرفیت برخورد با مشکلات بودجه در حال شکل گیری و اصلاح مسیر به صورت چابک، برنامه ریز نماد هماهنگی بین فناوری و احتیاط مالی است. مدیران در راس، مسلح به این ابزارهای قدرتمند، می توانند مطمئن باشند که توانایی های لازم برای هدایت سفر مالی شرکت خود به مقصد پررونق را دارند.
در نهایت، برنامه ریز بودجه تجاری نه تنها یک تجمل نیست بلکه یک ضرورت در دنیای تجارت سریع السیر امروز است. این برابر با سرمایه گذاری در آینده شرکت است، در برابر نوسانات محافظت می کند در حالی که مسیر را برای ثبات و رشد هدایت می کند.مدیرانی که به دنبال تأمین پایه مالی شرکت خود هستند، این ابزار را در ارسنال استراتژیک خود بی نظیر خواهند یافت.
