Planer Produktywności (Część 2)

Streszczenie

Zastanawiałeś się kiedyś, jak Jeff Bezos czy Elon Musk utrzymują taką produktywność? A może jak Google, Asana czy LinkedIn planują swoją produktywność? W tym wyjaśnieniu przeanalizujemy techniki, które największe firmy stosują, aby zwiększyć swoją produktywność. Dowiesz się, jak prowadzić spotkania, planować swój dzień, układać harmonogram na tydzień i zarządzać projektami na miesięcznej podstawie, tak jak robią to najlepsi liderzy biznesu na świecie.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'Planer Produktywności (Część 2)' presentation — 26 slides

Planer Produktywności (Część 2)

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

Rezultat

Dzięki temu schematowi zdobędziesz wgląd w najlepsze narzędzia do zarządzania produktywnością i dowiesz się, jak planery produktywności mogą wpływać na twój dzień. W przeciwieństwie do celów kwartalnych czy rocznych, te narzędzia do planowania produktywności są przeznaczone do natychmiastowego działania, czy to na dzień, tydzień czy miesiąc. Te narzędzia mogą być używane nie tylko dla siebie, ale również dzielone między zespołami, aby każdy mógł odpowiednio planować swoje dni, szczególnie w dobie coraz powszechniejszej pracy zdalnej i stylu pracy cyfrowego nomady.

Najważniejsze narzędzia

Planer dnia

Więc jak utrzymać produktywność na co dzień? Jako CEO dwóch dużych firm, Elon Musk musi maksymalizować zarządzanie swoim czasem, dlatego korzysta z ramy zwanej MIT.

MIT, czyli najważniejsze zadanie, wymaga, abyś triażował dzień, zaczynając od najbardziej krytycznych zadań. Następnie, wykonujesz równocześnie mniej ważne zadania, które mogą być realizowane jednocześnie.W 2018 roku wyciekł e-mail do pracowników Tesli, ujawniający dodatkowe porady dotyczące produktywności. Musk doradzał pracownikom Tesli, aby unikali nadmiernych lub częstych spotkań, a nawet sugerował opuszczenie spotkania w momencie, gdy przestaje ono przynosić wartość.

Aby zaplanować swój własny dzień, skorzystaj z tej wizualizacji planera dnia, aby zobaczyć harmonogram dnia w formacie listy. Wymień swoje obowiązki i spotkania w formacie godzinowym, z sekcją do dodawania wszelkich notatek, które są istotne dla zadania. Aby podążać za Elonem Muskiem, zacznij dzień od najważniejszego zadania. (Slajd 3)

Na pasku bocznym możesz napisać krótkie podsumowanie swojego celu na dzień, aby pozostać skoncentrowanym na głównym celu, nawet gdy realizujesz serię często niepowiązanych zadań.

Plan tygodniowy

Więc masz zaplanowany dzień po dniu, ale co z tygodniem po tygodniu? Jak pozostać produktywnym, gdy musisz pogodzić codzienne zadania i tygodniowe spotkania? Jeff Bezos ma pomysł...

W 2018 roku CEO Amazonu podzielił się spostrzeżeniami na temat kultury firmy wokół spotkań. Na początek, stosuje "zasadę dwóch pizz", aby spotkania były małe. Jeśli dwie pizze nie będą w stanie nakarmić wszystkich obecnych na spotkaniu, oznacza to, że jest ich zbyt wielu. Bezos wymaga również, aby na każdym spotkaniu dostarczono sześciostronicowy memo, które wszyscy czytają razem w ciszy na początku każdego spotkania, zanim zaczną omawiać temat w głębi.Celem jest zapewnienie wysokiej jakości rozmowy, w której wszyscy mają te same kluczowe szczegóły do pracy, jak na przykład w sali studyjnej.

Amazon uczy swoich menedżerów, aby pisali i poprawiali te notatki przez tygodnie, zanim będą gotowe do prezentacji. Narracyjna prezentacja skupia uwagę na tym, co jest ważne, a nie na tym, co nie jest, a wysoki standard notatki tworzy kulturę, w której spotkania są organizowane tylko w najważniejszych tematach.

Aby zaplanować swój tydzień, możesz użyć tygodniowego planu, aby skupić swoją uwagę, jak Bezos. Wyróżnij swoje cztery najważniejsze zadania na każdy dany dzień wraz z przypisanym czasem, który planujesz poświęcić na każde z nich. Możesz zastosować technikę spotkań Bezos'a, aby ograniczyć spotkania tylko do najważniejszych tematów. (Slajd 18)

Na przykład, jeśli temat dyskusji nie ma związku z czterema najważniejszymi zadaniami na dany dzień, może nie być na tyle ważny, aby zaplanować spotkanie. To pomoże Ci ograniczyć rozproszenie uwagi i czasu, które są zabierane od tego, co jest najważniejsze dla Twojego biznesu.

Tygodniowy harmonogram

Więc masz swój dzień i tygodniowy plan. Jak wykorzystać maksymalnie tydzień, aby zwiększyć swoją produktywność?

Google wprowadziło koncepcję pięciodniowego sprintu jako sposób na projektowanie, prototypowanie i testowanie pomysłów w szybkim i efektywnym procesie.Pięciodniowy sprint jest używany przez menedżerów produktów i deweloperów produktów do budowania i uruchamiania prototypu, który zwykle zajmuje miesiące do opracowania jako MVP w ciągu zaledwie pięciu dni. W poniedziałek mapujesz problem, który chcesz rozwiązać. We wtorek pojawia się pomysł. W środę decydujesz się na przeprowadzenie testu. W czwartek go rozwijasz, a w piątek uruchamiasz jako test z wywiadami z klientami, aby uzyskać informacje zwrotne.

Chociaż Google zaprojektowało ten proces wokół uruchomienia produktu w ciągu tygodnia, możesz również użyć procesu SCRUM Sprint do radzenia sobie z zaległymi funkcjami lub zadaniami na przestrzeni tygodnia.

Widok tygodniowej osi czasu pomaga podkreślić najważniejszy priorytet każdego dnia. Korzystając z ramy sprintu, możesz podkreślić priorytet każdego dnia za pomocą podtytułu, który rozszerza zadanie, które musi być wykonane. Ta wizualizacja może być źródłem prawdy dla Twojego zespołu, gdy poruszasz się przez proces sprintu. (Slajd 10)

Wykresy Gantta

Tygodniowe sprinty są świetnym sposobem na maksymalizację produktywności na przestrzeni tygodnia. Więc jak śledzisz swój postęp w dłuższych zadaniach?

Asana to narzędzie SaaS do zwiększania produktywności, którego wiele firm używa do zarządzania zespołem, i publikuje bloga z poradami dotyczącymi produktywności dostarczanymi przez swój zespół.Kierownik Działu Inżynierii w firmie, Greg Sabo, zaleca, aby nie podejmować żadnej pracy, zanim nie zostanie dla niej przydzielone zadanie, co obejmuje sprawdzanie skrzynki odbiorczej. Twierdzi również, że zawsze powinieneś ustalać termin realizacji dla każdego zadania. W dniu lub przed terminem realizacji zadania, powinieneś je albo zakończyć, albo ustalić nowy termin. To świadome skupienie na terminach pomaga Ci pozostać produktywnym i skoncentrowanym na terminowym wykonywaniu zadań.

Aby śledzić swoją produktywność w tych wielu zadaniach i obowiązkach, pomocny może być miesięczny wykres Gantta z paskami postępu. Paski śledzenia mogą być przedłużane, gdy postęp zwiększa się w określonym okresie czasu, więc jeśli znajdziesz się w sytuacji przesuwania terminu, możesz odpowiednio przedłużyć nieukończony pasek. (Slajd 21)

Miesięczne zadania

Więc masz już opanowaną produktywność z miesiąca na miesiąc. Ale co z sytuacją, gdy chcesz śledzić swój postęp w dążeniu do długoterminowych, bardziej aspiracyjnych celów?

W 1999 roku Google było 18. wyszukiwarką, która pojawiła się w sieci. Firma musiała podejmować trudne decyzje, utrzymywać swój zespół na właściwym torze i mierzyć to, co istotne; Google używało narzędzia o nazwie OKRs, czyli cele i kluczowe wyniki, jako kluczowego narzędzia, które pomogło firmie osiągnąć 10-krotny wzrost wiele razy, według współzałożyciela Larry'ego Page'a.

Do 2017 roku, Google stworzył siedem produktów, z których każdy ma miliard lub więcej użytkowników — Wyszukiwarka, Chrome, Android, Mapy, YouTube, GooglePlay i Gmail.

Podczas gdy wykresy Gantta można wykorzystać do prostego śledzenia postępów w kierunku zakończenia, można wykorzystać tę wizualizację miesięcznych zadań do śledzenia swoich OKR. W tym przypadku, twoje postępy są mierzone w stosunku do twojego celu, z punktami odniesienia dla sukcesu ustanowionymi przez twoje kluczowe wskaźniki wyników.(Slajd 24)

Jak mówi dyrektor generalny LinkedIn, Jeff Weiner, te cele są "czymś, co chcesz osiągnąć w określonym okresie czasu, który skłania się ku ambitnemu celowi, a nie wyrażonemu planowi." Mimo że cele są aspiracyjne, powinny mieć krótkie ramy czasowe, aby stworzyć "większą pilność i większą świadomość"

Dodatkowe narzędzia

Aby uzyskać więcej narzędzi do zwiększenia swojej produktywności, pobierz tę prezentację Planer Produktywności (Część 2). Zyskasz więcej wariantów i wizualizacji, które pomogą planować każdy rodzaj produktywności, z codziennymi, tygodniowymi i miesięcznymi widokami.