مخطط الإنتاجية (الجزء 2)

الملخص

هل تساءلت يومًا كيف يظل جيف بيزوس أو إيلون ماسك منتجين للغاية؟ ماذا عن كيفية تخطيط Google و Asana و LinkedIn لإنتاجيتهم الخاصة؟ في هذا الشرح، سنستعرض التقنيات التي تستخدمها الشركات الكبرى لزيادة إنتاجيتها. ستتعلم كيفية إدارة الاجتماعات، وتخطيط يومك، وجدولة أسبوعك، وإدارة المشاريع على أساس شهري تمامًا مثلما يفعل قادة الأعمال الكبار في العالم.

file_save

Download free weekly presentations

Microsoft PowerPoint Google Slides Apple Keynote Download in other languages

Enter your email address to download and customize presentations for free

Join

OR

Not for commercial use

OR

file_save

Download 'مخطط الإنتاجية (الجزء 2)' presentation — 26 slides

مخطط الإنتاجية (الجزء 2)

+39 more presentations per quarter

that's $3 per presentation

$117

/ Quarterly

Subscribe

Commercial use allowed. View other plans

النتيجة

مع هذا الإطار، ستكتسب رؤى حول أفضل الأدوات لإدارة الإنتاجية وكيف يمكن أن تؤثر أدوات تخطيط الإنتاجية في يومك. على عكس الأهداف الربع سنوية أو السنوية، فإن هذه الأدوات لتخطيط الإنتاجية مخصصة للعمل المباشر، سواء كان ذلك في اليوم أو الأسبوع أو الشهر. يمكن استخدام هذه الأدوات ليس فقط لنفسك ولكن أيضًا مشاركتها عبر الفرق بحيث يمكن للجميع تخطيط أيامهم وفقًا لذلك، خاصة مع ازدياد شيوع أساليب العمل عن بُعد وأساليب العمل الرقمية.

تسليط الضوء على الأدوات

مخطط اليوم

إذاً، كيف يمكنك أن تظل منتجًا على أساس يومي؟ بصفته الرئيس التنفيذي لشركتين كبيرتين، يحتاج إيلون ماسك إلى تعظيم إدارة وقته، ولهذا السبب يستخدم إطار عمل يُطلق عليه اسم MIT.

MIT، أو المهمة الأكثر أهمية، تتطلب منك ترتيب اليوم للبدء بالمهام التي هي الأكثر أهمية. ثم، تقوم بالقيام بعدة مهام في وقت واحد للمهام الأقل أهمية التي يمكن القيام بها في وقت واحد.في عام 2018، تم تسريب بريد إلكتروني إلى موظفي تيسلا كشف بعض النصائح الإضافية حول الإنتاجية. نصح ماسك موظفي تيسلا بتجنب الاجتماعات المفرطة أو المتكررة واقترح حتى الخروج من الاجتماع في اللحظة التي يتوقف فيها عن تقديم القيمة.

لتخطيط يومك الخاص، استخدم هذا التصور اليومي للمخطط لعرض جدول يومك في تنسيق قائمة. قائمة مسؤولياتك والاجتماعات بتنسيق ساعة بعد ساعة مع قسم لإضافة أي ملاحظات ذات صلة بالمهمة. لمتابعة إيلون ماسك، ابدأ اليوم بمهمتك الأكثر أهمية. (الشريحة 3)

على الشريط الجانبي، يمكنك كتابة ملخص موجز لهدفك لليوم حتى تبقى مركزًا على هدفك الرئيسي حتى أثناء التعامل مع سلسلة من المهام غير المتصلة غالبًا.

الخطة الأسبوعية

لذا لديك يومك المخطط له، ولكن ماذا عن الأسبوع إلى الأسبوع؟ كيف تبقى منتجًا أثناء التعامل مع المهام اليومية والاجتماعات الأسبوعية؟ لدى جيف بيزوس فكرة...

في عام 2018، شارك الرئيس التنفيذي لأمازون بعض الرؤى حول ثقافة الشركة حول الاجتماعات. للبداية، يستخدم "قاعدة البيتزا الثنائية" للحفاظ على الاجتماعات صغيرة. إذا لم تكن بيتزتين كافيتين لإطعام الغرفة، فهناك الكثير من الأشخاص في الاجتماع. يتطلب بيزوس أيضًا من جميع الاجتماعات تقديم مذكرة من ست صفحات يقرأها الجميع معًا في صمت في بداية كل اجتماع قبل مناقشة الموضوع بعمق.هذا لتوفير محادثة عالية الجودة حيث يمتلك الجميع نفس التفاصيل الرئيسية للعمل منها، مثل قاعة الدراسة.

تعلم أمازون مديريها كتابة وإعادة كتابة هذه المذكرات لأسابيع قبل أن يكونوا جاهزين للتقديم. يركز العرض السردي الانتباه على ما هو مهم على ما ليس كذلك، والمستوى العالي للمذكرة يخلق ثقافة حيث يتم عقد الاجتماعات فقط للمواضيع الأكثر أهمية.

لتخطيط أسبوعك، يمكنك استخدام خطة أسبوعية لتركيز انتباهك مثل بيزوس. قم بتسليط الضوء على أربعة من أهم المهام في كل يوم مع الوقت المرتبط الذي تخطط للعمل فيه على كل مهمة. يمكنك تطبيق تقنية بيزوس للقاءات للحد من الاجتماعات فقط للمواضيع الأكثر أهمية. (الشريحة 18)

على سبيل المثال، إذا كان موضوع النقاش لا يتعلق بأربعة من أهم المهام لليوم، فقد لا يكون مهمًا بما يكفي لجدولة اجتماع. سيساعدك هذا في تقليل انتباهك والوقت الذي يتم سحبه بعيدًا عن ما هو الأكثر أهمية لعملك.

الجدول الزمني الأسبوعي

لذا لديك يومك وخطتك الأسبوعية. كيف يمكنك الاستفادة القصوى من الأسبوع لزيادة إنتاجيتك؟

قامت جوجل بتطوير مفهوم السباق الخماسي كطريقة لتصميم ونمذجة واختبار الأفكار بطريقة سريعة وفعالة.يتم استخدام السباق الخماسي الأيام من قبل مديري المنتجات ومطوري المنتجات لبناء وإطلاق نموذج أولي عادة ما يستغرق شهورًا لتطويره كنموذج أولي صالح للسوق خلال فترة خمسة أيام فقط. يوم الاثنين، تحدد المشكلة التي ترغب في حلها. يوم الثلاثاء، تأتي بفكرة. يوم الأربعاء، تقرر المضي قدمًا في الاختبار. يوم الخميس تطوره، ويوم الجمعة تطلقه كاختبار مع مقابلات العملاء للحصول على ردود الفعل.

بينما صممت Google هذه العملية حول إطلاق منتج في أسبوع، يمكنك أيضًا استخدام عملية السباق الخفيف (SCRUM Sprint) للتعامل مع الميزات المتأخرة أو المهام على أساس أسبوعي.

يساعد عرض الجدول الزمني الأسبوعي في تسليط الضوء على الأولوية العليا كل يوم. باستخدام إطار السباق، يمكنك تسليط الضوء على أولوية كل يوم بواسطة عنوان فرعي للتوسع في المهمة التي يجب إنجازها. يمكن أن يكون هذا التصور مصدر الحقيقة لفريقك أثناء تنقلك في عملية السباق. (شريحة 10)

مخططات جانت

السباقات الأسبوعية هي طريقة رائعة لزيادة الإنتاجية على أساس أسبوعي. فكيف تتتبع تقدمك في المهام طويلة الأجل؟

Asana هو أداة SaaS للإنتاجية يستخدمها العديد من الشركات لإدارة الفريق، وتنشر مدونة تحتوي على نصائح الإنتاجية التي يقدمها فريقها.يوصي مدير الهندسة في الشركة غريغ سابو بعدم القيام بأي عمل قبل أن يتم تعيين مهمة له، وهذا يشمل التحقق من صندوق الوارد الخاص بك. كما يقول أنه يجب دائماً تحديد تاريخ نهائي لكل مهمة. يجب أن تكتمل المهمة أو تعيين تاريخ نهائي جديد في تاريخها النهائي أو قبله. يساعد هذا التركيز الواعي على التواريخ النهائية في البقاء منتجًا ومركزًا على إكمال المهام في الوقت المناسب.

لتتبع إنتاجيتك عبر هذه المهام والتعيينات المتعددة، يمكن أن يساعد مخطط جانت الشهري مع أشرطة التقدم. يمكن تمديد أشرطة التتبع كما يزيد التقدم على مدى فترة زمنية محددة، لذا إذا وجدت نفسك تحرك تاريخًا نهائيًا، يمكنك تمديد الشريط غير المكتمل وفقًا لذلك. (الشريحة 21)

التعيينات الشهرية

لذا، لديك الإنتاجية من شهر إلى شهر. ولكن ماذا عندما ترغب في تتبع تقدمك نحو الأهداف طويلة الأمد، الأكثر طموحًا؟

في عام 1999، كانت جوجل هي محرك البحث الثامن عشر الذي وصل إلى الويب. كانت الشركة بحاجة إلى اتخاذ قرارات صعبة، والحفاظ على فريقها على المسار الصحيح، وقياس ما يهم؛ استخدمت جوجل أداة تسمى OKRs، أو الأهداف والنتائج الرئيسية، كأداة رئيسية ساعدت في قيادة الشركة إلى نمو 10 أضعاف في أوقات عديدة، وفقًا للمؤسس المشارك لاري بيج.

بحلول عام 2017، قامت Google ببناء سبعة منتجات، كل منها يحتوي على مليار مستخدم أو أكثر - البحث، كروم، أندرويد، الخرائط، يوتيوب، GooglePlay، و Gmail.

بينما يمكنك استخدام مخططات Gantt لتتبع التقدم نحو الإكمال ببساطة، يمكنك استخدام هذا التصور الشهري للمهمة لتتبع OKRs الخاصة بك. في هذه الحالة، يتم قياس تقدمك مقابل هدفك مع معايير النجاح التي حددها مقاييس نتائجك الرئيسية.(الشريحة 24)

كما يقول الرئيس التنفيذي لـ LinkedIn، جيف واينر، هذه الأهداف هي "شيء ترغب في تحقيقه خلال فترة زمنية محددة تميل نحو هدف متقدم بدلاً من خطة معلنة." على الرغم من أن الأهداف هي طموحة، يجب أن تكون لها جداول زمنية قصيرة الأمد لخلق "حالة من العجلة والاهتمام الكبير"

أدوات إضافية

للحصول على المزيد من الأدوات لزيادة إنتاجيتك، قم بتنزيل هذا العرض التقديمي مخطط الإنتاجية (الجزء 2). ستحصل على المزيد من التنويعات والتصورات للمساعدة في التخطيط لكل نوع من الإنتاجية، مع مشاهدات يومية، أسبوعية، وشهرية.