生産性プランナー（パート2）

概要

ジェフ・ベゾスやイーロン・マスクはどのようにして生産性を維持しているのでしょうか？ Google、Asana、LinkedInは自社の生産性を計画するためにどのような手法を用いているのでしょうか？この解説では、トップ企業が生産性を向上させるために用いる手法をレビューします。世界のトップビジネスリーダーと同じように、会議の進行方法、1日の計画、1週間のスケジュール、月次ベースでのプロジェクト管理方法を学びます。

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結果

このフレームワークを用いることで、生産性管理のためのトップツールと、生産性プランナーが1日の流れにどのような影響を与えるかについての洞察を得ることができます。これらの生産性プランナーツールは、四半期や年間の目標とは異なり、即時行動を促すものであり、1日、1週間、または1ヶ月ごとに使用することができます。これらのツールは自分自身だけでなく、チーム全体で共有して、特にリモートワークやデジタルノマドの働き方が一般的になる中で、各々が自分の日々を適切に計画することができます。

ツールのハイライト

日次プランナー

では、日々の生産性を維持するためにはどうすればよいのでしょうか？2つの大企業のCEOであるイーロン・マスクは、時間管理を最大限に活用する必要があるため、MITと呼ばれるフレームワークを使用しています。

MIT、つまり最も重要なタスクは、最も重要なタスクから始めるように1日をトリアージすることを要求します。その後、同時に行うことができる重要度の低いタスクをマルチタスクとして処理します。2018年、テスラの従業員に対する漏洩したメールが、生産性に関する追加のアドバイスを明らかにしました。マスクはテスラの従業員に対して、過度な会議や頻繁な会議を避けるよう助言し、さらには会議が価値を提供しなくなった瞬間に会議から退出することを提案しました。

自分の一日を計画するために、この日々の計画視覚化を使用して、一日のスケジュールをリスト形式で表示します。責任と会議を時間ごとの形式でリストし、タスクに関連するメモを追加するセクションを設けます。イーロン・マスクの例に倣って、一日を最も重要なタスクから始めます。(スライド3)

サイドバーには、一日の目標の簡単な要約を書くことができます。これにより、しばしば関連性のない一連のタスクに取り組む中でも、主要な目標に集中したままになります。

週間計画

日々の計画は立てましたが、週間の計画はどうでしょうか？日々のタスクと週間の会議をどのようにジャグリングしながら生産性を維持するのでしょうか？ジェフ・ベゾスにはアイデアがあります...

2018年、アマゾンのCEOは、会議に関する企業文化についていくつかの洞察を共有しました。まず、彼は"2ピザのルール"を使用して会議を小さく保つ。2つのピザで部屋を満たすことができない場合、会議には多すぎる人がいます。また、ベゾスはすべての会議で、会議の開始時に全員が静かに読む6ページのメモを提供することを要求します。その後、トピックについて深く議論します。これは、皆が同じ主要な詳細から作業を行うことができるように、高品質な会話を提供するものです。例えば、自習室のようなものです。

Amazonは、そのエグゼクティブに対して、これらのメモを数週間にわたって書き直すように教えています。物語のプレゼンテーションは、重要なことに対する注意を不要なことから引き離し、メモの高い基準は、会議が最も重要なトピックのためだけに開催される文化を作り出します。

週間計画を使用して、ベゾスのように注意を集中させることができます。各日に最も重要な4つのタスクをハイライトし、それぞれに取り組む予定の時間を記入します。ベゾスの会議技術を適用して、会議を最も重要なトピックに限定することができます。(スライド18)

例えば、議論のトピックがその日の最も重要な4つのタスクに関連していない場合、会議をスケジュールするのに十分に重要ではないかもしれません。これにより、あなたのビジネスにとって最も重要なことから注意と時間が奪われるのを減らすことができます。

週間タイムライン

あなたの一日と週間計画が整いました。一週間を最大限に活用して生産性を最大化するにはどうすればよいでしょうか？

Googleは、デザイン、プロトタイプ作成、アイデアのテストを迅速かつ効率的に行うための5日間スプリントの概念を開拓しました。5日間のスプリントは、通常数ヶ月かかるMVPを5日間で開発し、立ち上げるために製品マネージャーや製品開発者によって使用されます。月曜日には、解決したい問題をマッピングします。火曜日には、アイデアを思いつきます。水曜日には、テストを進めることを決定します。木曜日にはそれを開発し、金曜日にはテストとして立ち上げ、顧客インタビューを通じてフィードバックを得ます。

Googleはこのプロセスを1週間で製品を立ち上げるために設計しましたが、SCRUMスプリントプロセスを使用して、週ごとにバックログの特徴や課題を解決することもできます。

週間タイムラインビューは、毎日の最優先事項を強調表示するのに役立ちます。スプリントフレームワークを使用して、各日の優先事項をサブヘッディングで強調し、達成すべきタスクを詳述することができます。この視覚化は、スプリントプロセスをナビゲートする際のチームの真実の源となることができます。(スライド10)

ガントチャート

週間スプリントは、週ごとの生産性を最大化するのに最適な方法です。では、長期的なタスクの進行状況はどのように追跡しますか？

Asanaは、多くのビジネスがチーム管理のために使用する生産性向上のSaaSツールであり、そのチームが提供する生産性向上のヒントをブログで公開しています。会社のエンジニアリングマネージャー、グレッグ・サボは、タスクが割り当てられる前には何も仕事をしないことを推奨しています。これには、受信トレイの確認も含まれます。また、すべてのタスクには必ず期限を設定するべきだとも述べています。タスクの期限が来たら、それを完了するか新たな期限を設定するかのいずれかを行うべきです。このような期限への意識的なフォーカスが、タスクを適時に完了するための生産性と集中力を維持するのに役立ちます。

これらの複数のタスクと課題にわたる生産性を追跡するためには、月間ガントチャートと進捗バーが役立ちます。トラッカーバーは、設定された期間にわたって進捗が増えるにつれて延長することができるので、期限を移動することになった場合でも、未完了のバーを適宜延長することができます。(スライド21)

月間の課題

つまり、あなたは月ごとの生産性を把握しています。しかし、長期的でより高い目標に向けた進捗を追跡したいときはどうでしょうか？

1999年、Googleはウェブに登場した18番目の検索エンジンでした。同社は厳しい選択を迫られ、チームをオントラックに保ち、重要なことを測定する必要がありました。Googleは、共同創設者のラリー・ページによれば、OKR（目標と主要結果）というツールを使用し、これが同社を何度も10倍の成長に導く主要なツールとなりました。

2017年までに、Googleはそれぞれが10億人以上のユーザーを持つ7つの製品、すなわち検索、Chrome、Android、Maps、YouTube、GooglePlay、Gmailを開発しました。

ガントチャートを単に進行状況の追跡に使用するだけでなく、この月次課題の視覚化を使用してOKRを追跡することができます。この場合、進行状況は、キーリザルト指標によって設定された成功の基準と比較して、目標に対して測定されます。(スライド24)

LinkedInのCEOであるJeff Weiner氏が言うように、これらの目標は"特定の期間に達成したい何かで、明確な計画よりもストレッチゴールに向かっています。"目標は野心的であるものの、"より大きな緊急性とより大きなマインドシェアを生み出すために"短期間のタイムラインを持つべきです。

追加のツール

生産性を向上させるためのさらなるツールについては、この生産性プランナー（パート2）プレゼンテーションをダウンロードしてください。毎日、毎週、毎月のビューで、あらゆるタイプの生産性を計画するためのさらなるバリエーションと視覚化を得ることができます。