Modello di Piano di Progetto (Parte 2)

Introduzione

Ogni project manager ha bisogno di un modello di foglio di calcolo di riferimento che possa utilizzare per gestire le attività e le pietre miliari di un progetto su misura. In questo articolo, metteremo in evidenza le caratteristiche del nostro modello Modello di Piano di Progetto (Parte 2) e condivideremo con voi come funzionano la bacheca Kanban, la matrice di Triage, l'analisi dei rischi, il diagramma di Gantt e il cruscotto - così potete sistematizzare la vostra gestione del progetto.

8 questions and answers

Would the Kanban system work for 5000 items?

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Yes, the Kanban system can work for 5000 items. However, it's important to note that the effectiveness of Kanban largely depends on how well it's implemented and managed.

For a large number of items, it's crucial to have a well-structured system and clear categories to prevent the board from becoming overwhelming.

Also, using digital Kanban tools might be more efficient for managing such a large number of items as they often come with features that can help with organization and tracking.

Remember, the key to Kanban is visualizing the workflow, limiting work in progress, and continuously improving the process.

What programs would work with QuickBooks Desktop and Excel?

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There are several programs that can integrate with QuickBooks Desktop and Excel.

For accounting and financial management, programs like Zoho Books, FreshBooks, and Xero can work with QuickBooks and Excel.

For inventory management, Fishbowl and SOS Inventory are good options.

For payroll and HR, Gusto and QuickBooks Payroll can be integrated.

For CRM, Method:CRM and Zoho CRM can work with QuickBooks and Excel.

For time tracking, TSheets and Time Tracker can be used.

For reporting, programs like QQube and Zed Axis can be integrated.

Remember, the level of integration may vary from program to program. Always check with the software provider to understand the extent of integration.

After the data is in Excel, how can you use Excel's features to create tasks?

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After importing data into Excel, you can utilize its features to manage tasks effectively. For instance, conditional formatting can be used to highlight tasks that are overdue, high-priority, or assigned to a specific team member. This feature allows you to apply different formatting options to cells, rows, or columns based on specific conditions or criteria. It can be a powerful tool for project management as it can help you visually track project progress, identify risks or issues early, and prioritize tasks effectively.

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Sebbene questo modello possa essere utilizzato per iniziative aziendali, per piccole imprese o personali - utilizzeremo l'esempio ipotetico di "ristrutturazione di una casa" per darvi esempi concreti di come utilizzare questo modello.

L'attrattiva della ristrutturazione di case è innegabile. I popolari programmi televisivi dipingono un quadro affascinante: acquistare una proprietà fatiscente, darle un restyling elegante e venderla per un bel profitto. Potrebbe sembrare semplice, ma è molto più complesso. Un rinnovamento di successo è un piano di progetto robusto e dettagliato; senza di esso, il sogno può rapidamente trasformarsi in un incubo costoso. Per evitarlo, molti cercano diverse soluzioni: dalle note su carta alle infinite app di promemoria e al costoso software di gestione del progetto, la ricerca dello strumento organizzativo perfetto può essere travolgente. Per semplificare ciò, abbiamo creato un modello di foglio di calcolo Modello di Piano di Progetto (Parte 2).

2 questions and answers

We currently have 5000 active rows representing tasks. How should we manage this?

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Managing 5000 active rows representing tasks can be a challenge, but there are several strategies you can employ.

Firstly, consider using a database management system (DBMS) like SQL or NoSQL. These systems are designed to handle large amounts of data and can provide efficient querying, sorting, and filtering capabilities.

Secondly, you could use project management software. Tools like Jira, Asana, or Trello can help you organize and prioritize tasks, assign them to team members, and track their progress.

Lastly, consider breaking down your tasks into smaller, more manageable sub-tasks. This can make the overall project seem less daunting and can help ensure that no task is overlooked.

Remember, the key to managing large amounts of data is organization and efficient use of the tools at your disposal.

What is project management?

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Project management is a practice of initiating, planning, executing, controlling, and closing the work of a team to achieve specific goals and meet specific success criteria at the specified time. It involves organizing the project's tasks, managing teams, setting deadlines, and tracking the project's progress. Tools for project management can range from simple spreadsheets to complex software like Microsoft Project, Asana, Trello, etc. It's crucial in any field, including house flipping, where it can help manage the renovation process effectively.

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Utilizzando il modello, illustreremo come gestire diversi progetti e compiti per analizzarli in diverse visualizzazioni, come:

In questo articolo, il modello sarà utilizzato per organizzare un progetto di ristrutturazione di una casa dall'inizio. Inizieremo creando il progetto e elencando i compiti per poter analizzare le priorità, i rischi e gli esiti. Continua a leggere per imparare come utilizzare il modello e - chissà - come organizzare un progetto di ristrutturazione di una casa.

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What are some common misconceptions about using a project plan template for a house-flipping project?

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Some common misconceptions about using a project plan template for a house-flipping project include the belief that such templates are too rigid and don't allow for flexibility, that they are too complex for beginners, or that they are unnecessary and time-consuming. In reality, a well-designed project plan template can provide a clear roadmap for the project, help identify potential risks and challenges, and save time and effort in the long run.

What are some alternative strategies to organize a house-flipping project?

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Some alternative strategies to organize a house-flipping project could include: 1. Using a project management software: This can help you keep track of all tasks, deadlines, and budgets. 2. Hiring a professional project manager: They can oversee the project and ensure everything is running smoothly. 3. Creating a detailed business plan: This can outline your strategy, budget, timeline, and potential challenges. 4. Building a reliable team: Having a team of trusted contractors and real estate professionals can make the process smoother. 5. Regularly reviewing and adjusting your plan: This can help you stay on track and adapt to any unexpected challenges.

How can global companies like Apple or Google utilize this project plan template for their own projects?

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Global companies like Apple or Google can utilize this project plan template by adapting it to their specific needs. They can list their tasks, analyze priorities, risks, and outcomes, and manage different projects in various views such as Kanban board, Triage matrix, Risk analysis, Gantt chart, and a Dashboard. This can help them to have a clear overview of the project's results and outcome.

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Impostazione del progetto

Immagina di aver appena acquisito una proprietà fatiscente per trasformarla in un gioiello redditizio. Per intraprendere questo viaggio, hai bisogno di un piano solido. Ecco dove entra in gioco la scheda 'Progetti'.

Inizia dando al progetto un nome chiaro e conciso. Per il nostro esempio, chiamiamolo "Rinascita di Elm Street." Imposta la 'Data di inizio' e 'Data di fine' e descrivi brevemente gli obiettivi e l'ambito del progetto.Potrebbe essere come "Ristrutturazione completa di una casa storica per la rivendita." Successivamente, stabilisci un budget stimato per assicurarti di rimanere entro i limiti.

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Can you provide a real-world example of a project plan similar to the 'Elm Street Revival' in the tech industry?

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A real-world example of a project plan in the tech industry similar to the 'Elm Street Revival' could be the development of a new software application. The project could be named 'App Genesis'. The goals and scope could be 'Development and launch of a user-friendly mobile application to streamline online shopping'. The project would have a start and end date, and an estimated budget to ensure costs are kept within limits. Just like the 'Elm Street Revival', the project would involve various stages including planning, execution, monitoring, and completion.

What are some alternative methods to manage and analyze projects apart from using tools like Triage matrix or Risk analysis?

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Some alternative methods to manage and analyze projects include using tools like Gantt charts, Kanban boards, and dashboards. Gantt charts are visual representations of a project's timeline, showing tasks, their dependencies, and their progress. Kanban boards are a visual way to manage tasks and workflows, allowing teams to see the status of different tasks and identify bottlenecks. Dashboards provide an overview of a project's status, including key metrics and progress towards goals.

How can global companies like Google or Tesla utilize tools like the Kanban board or Gantt chart in their project management strategies?

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Global companies like Google or Tesla can utilize tools like the Kanban board or Gantt chart in their project management strategies in several ways. The Kanban board is a visual tool that allows teams to see the status of different tasks and projects at a glance. It can help in identifying bottlenecks and ensuring a smooth flow of work. On the other hand, a Gantt chart is a timeline view that shows when each task should start and end, who is responsible for it, and how tasks overlap with each other. It can help in planning and scheduling projects, managing dependencies between tasks, and tracking progress. Both tools can be used together for effective project management.

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La scheda 'Subrogetti' consente anche di assegnare diversi membri del team a ciascun subprogetto e di categorizzarli per posizione. In questo modo, è possibile aggiungere il leader del progetto e il manager per sapere chi è responsabile della consegna e dell'esecuzione. È anche possibile aggiungere altri collaboratori, come appaltatori, interior designer, analisti finanziari e altri.

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Can you provide real-world examples of how the 'Subprojects' tab has been used in project management?

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In project management, the 'Subprojects' tab is often used to break down larger projects into smaller, more manageable parts. For example, in a construction project, the 'Subprojects' tab could be used to separate different aspects of the project such as design, construction, and inspection. Each subproject could then be assigned to different team members based on their expertise. This allows for better organization and tracking of individual tasks within the larger project.

What are some alternative methods to categorize team members in project management?

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There are several alternative methods to categorize team members in project management. One common method is by role or function, where team members are grouped based on their specific roles or responsibilities within the project. Another method is by skill set, where team members are grouped based on their specific skills or expertise. A third method is by department or division, where team members are grouped based on their department or division within the organization. Finally, team members can also be categorized by project phase or stage, where team members are grouped based on the specific phase or stage of the project they are involved in.

How can global companies like Apple or Google effectively utilize the 'Subprojects' tab in their project management?

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Global companies like Apple or Google can effectively utilize the 'Subprojects' tab in their project management by assigning different team members to each subproject and categorizing them by position. This allows for clear delegation of responsibilities and ensures that everyone knows who is accountable for the delivery and execution of each subproject. It also allows for the addition of other collaborators, such as contractors, interior designers, financial analysts, and others, further enhancing the project's efficiency and effectiveness.

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Possiamo elencare le pietre miliari ora che le informazioni di base del progetto e la struttura del team sono pronte. Le pietre miliari sono eventi o fasi cruciali all'interno del tuo progetto che segnano un progresso significativo e possono avere molteplici compiti - che copriremo più avanti.

In questo esempio, le pietre miliari potrebbero essere le stanze che necessitano di ristrutturazione per un riuscito ribaltamento della casa - cucina, camere da letto, soggiorni, bagni e tutto ciò che si può trovare in una casa. Di conseguenza, è più facile monitorare i progressi e ciò che deve ancora essere fatto.

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Gestione dei compiti

Mentre la nostra casa di Elm Street rimane in attesa di trasformarsi da una vecchia casa a una nuova casa, la scheda 'Compiti' diventa la nostra mappa stradale. È il nucleo del modello, dove tutte le informazioni vengono inserite per creare le visualizzazioni dalle altre schede - dal Kanban ai grafici del cruscotto.Questa scheda non riguarda solo ciò che deve essere fatto; riguarda anche quanto costerà e cosa dovrebbe essere prioritario per un progetto di successo.

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Dettagli del compito

Immagina di entrare nella casa e di immaginare il primo compito. Scegli il Progetto e il relativo Obiettivo nella scheda 'Compiti'. Seleziona un obiettivo creato nella scheda 'Progetti' per il nostro progetto di Elm Street, come quello della 'Cucina'. Queste categorizzazioni aiutano a segmentare i compiti in azioni dettagliate. Potrebbe variare da "Installare nuovi armadietti" e "Sostituire vecchi apparecchi di illuminazione" a "Aggiornare a un moderno lavello da cucina." Questi compiti dettagliati assicurano che ogni angolo della casa venga notato.

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Poi, delega il compito assegnandolo a un membro specifico del Team. Ad esempio, se Tim è il tuo falegname di fiducia, affidagli il lavoro di installazione dei nuovi armadietti. Specificando i ruoli, semplifichi la comunicazione ed elimini potenziali sovrapposizioni o negligenze.

Una volta assegnato, puoi delineare il costo stimato ($). Ogni chiodo, tavola e piastrella ha un prezzo. Stimare i costi per ogni compito assicura che la Rivitalizzazione di Elm Street rimanga redditizia e non prosciughi le risorse inaspettatamente.

Progresso dei compiti

Con i compiti ora in movimento, puoi definire la Fase del compito.Sapere che i nuovi armadietti sono 'In Corso' o che la sostituzione del lavandino è 'Imminente' fornisce intuizioni in tempo reale sulla trasformazione. Nel frattempo, il campo Priorità ti aiuta a determinare quali compiti richiedono immediata attenzione o il potenziale ritorno sull'investimento. Ad esempio, sostituire quei vecchi apparecchi di illuminazione potrebbe aumentare significativamente il valore della casa, rendendolo un compito di alta priorità. Al contrario, gli aggiornamenti cosmetici, sebbene importanti, possono attendere.

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Inoltre, il modello consente di monitorare la progressione di ogni compito. La percentuale del campo 'Progresso' offre un'istantanea di quanto sei vicino (o lontano) dal realizzare la tua visione per ogni segmento. Man mano che i compiti avanzano, aggiorna la percentuale di completamento e il modello rappresenterà visivamente l'avanzamento con una barra di progresso, guidandoti fino a quando il compito raggiunge il 100% di completamento. Per i controlli, la data di Follow-up può essere impostata per fungere da promemoria e garantire che i compiti rimangano attivi. Ora, per visualizzare il progresso del compito in un layout più intuitivo, abbiamo la scheda 'Kanban board'.

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Kanban board

Mentre si sviluppa il tuo progetto Elm Street, la scheda "Kanban" funge da storyboard visivo e cattura ogni fase della trasformazione della casa. Basato sullo 'Stadio' definito nella scheda 'Compiti', questa vista Kanban offre uno storyboard dinamico di compiti, segmentandoli in varie fasi per facilitare il tracciamento di ciò che è il prossimo nel viaggio di ristrutturazione.

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Ogni scheda all'interno della visualizzazione Kanban mostra informazioni relative al compito, come il nome del compito, il membro del team assegnato, l'intervallo dalla data di inizio a quella di fine, il costo stimato, la priorità, il progresso e la data di follow-up impostata. Questo accesso immediato alle specifiche del compito garantisce che, a colpo d'occhio, siate ben equipaggiati con le intuizioni necessarie.

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Questa visualizzazione presenta anche filtri che permettono di specificare i compiti visualizzati in base alla data, al nome del progetto, alla milestone, al membro del team e alla priorità. Inoltre, i formati di data e valuta mostrati su tutta la lavagna sono personalizzabili.

Cronologia dei compiti

Tornando alla scheda 'Compiti', possiamo ora inserire informazioni relative alla cronologia del compito nella sezione 'Dettagli del periodo'. Le cronologie offrono più che semplici marcatori cronologici; forniscono la narrazione del progresso. Iniziate con la 'Data di inizio'. Questo campo rappresenta il giorno in cui avviate un compito. Poi c'è la 'Data di scadenza' - la scadenza per evitare ritardi. La 'Data di completamento' entra in gioco una volta che il compito è terminato. Tutte queste date alimentano strumenti di visualizzazione - come il Kanban - e in particolare il diagramma di Gantt.

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Diagramma di Gantt

Il diagramma di Gantt fornisce una visualizzazione temporale per tracciare la durata del compito, le sovrapposizioni e il completamento. Insieme, queste date trasformano la scheda 'Compiti' in uno strumento dinamico che garantisce l'esecuzione del progetto in modo tempestivo e di successo.

Questa scheda offre una visione ad alto livello dei punti di controllo significativi all'interno di un progetto, insieme ai dettagli di ogni compito. È possibile utilizzare filtri per monitorare compiti e traguardi per date specifiche, progetti, traguardi o addirittura membri del team - simile alla scheda Kanban Board.

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Triage dei compiti

Ora, non tutti i compiti hanno lo stesso peso o importanza. Alcuni richiedono un'attenzione immediata, mentre altri possono aspettare. Qui, i campi 'Triage' diventano essenziali nella scheda 'Compiti'.

Il campo 'Urgenza' è correlato alla natura pressante di un compito. Il lavoro fondamentale nel seminterrato richiede un'azione immediata, dato che sostiene l'integrità strutturale dell'intera casa. È possibile categorizzare i compiti come 'Urgenti' e 'Non urgenti'.

Inoltre, il campo 'Importanza' viene utilizzato per categorizzare i compiti come 'Non importanti' o 'Importanti'. Non confondere l'urgenza con l'importanza. Alcuni compiti potrebbero non essere urgenti ma sono cruciali per il successo complessivo e la redditività del progetto Elm Street. Ad esempio, scegliere la finitura giusta per i pavimenti in legno potrebbe non essere sensibile al tempo. Tuttavia, è importante per aumentare l'attrattiva e il valore di mercato della casa.

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Poi, c'è il campo 'Impatto', che può essere 'Basso' o 'Alto'. Riconoscere tali compiti aiuta a prevedere le loro implicazioni più ampie in un effetto domino.

Infine, il campo 'Sforzo' è, proprio come il campo 'Impatto', categorizzato come 'Basso' o 'Alto'.Questa categorizzazione può essere correlata al tempo che un compito potrebbe richiedere o alle risorse necessarie per completare il compito.

Questi campi garantiscono che le risorse siano allocate in modo efficiente per massimizzare il tempo e l'investimento. Di conseguenza, sono direttamente correlati alla vista costruita nella scheda 'Triage'.

Matrice di triage

La scheda 'Triage' visualizza i compiti nella matrice di Eisenhower, e una vista personalizzata che incrocia l''Impatto' con lo 'Sforzo'. La matrice di Eisenhower categorizza i compiti in base all'urgenza e all'importanza per tracciare le priorità.

Nel frattempo, la matrice Impatto vs. Sforzo aiuta nella distribuzione strategica delle risorse evidenziando compiti ad alto impatto, ma a basso sforzo, e viceversa. Questo aiuta anche a ottimizzare i compiti e i risultati del progetto.

I compiti popolano automaticamente le matrici in base ai dati della scheda 'Compiti' e ai filtri applicati. Filtri come data, progetto, milestone e membri del team aiutano a perfezionare i compiti visualizzati. Di default, ogni matrice può ospitare fino a 10 compiti diversi. Nel caso in cui aveste bisogno di più spazio per incorporare compiti aggiuntivi:

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1. Selezionate le intestazioni delle righe dove volete aggiungere spazio all'interno della matrice;
2. Fate clic con il tasto destro del mouse sull'intestazione della riga evidenziata;
3. Selezionate 'Inserisci' dal menu a discesa.

Segui questi passaggi tutte le volte che è necessario per creare lo spazio desiderato nel tuo triage.

Analisi del rischio delle attività

Il triage può essere molto utile quando si tratta di organizzare le priorità e l'allocazione delle risorse. Tuttavia, anche i piani più ben congegnati non sono immuni alle sfide. Ecco dove interviene l'Analisi del Rischio. Il modello aiuta a categorizzare la probabilità e la gravità di un compito o decisione per valutare e gestire i rischi.

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Il modello aiuta a categorizzare il rischio di un compito o decisione. Il campo 'Probabilità' può essere categorizzato come 'Improbabile', 'Possibile' e 'Probabile', mentre il campo 'Gravità' contiene valori come 'Accettabile', 'Tollerabile', 'Indesiderabile' e 'Intollerabile'.

La combinazione di entrambi i campi risulta nel campo Chiave di Valutazione del Rischio. Questa metrica valuta in modo completo il rischio potenziale associato a ciascun compito o decisione. Questo è personalizzabile nella scheda 'Campi'. Nella sezione 'Analisi del rischio del progetto', è possibile selezionare la chiave di valutazione (ad es. 'Basso', 'Medio', 'Alto' o 'Estremo') in base a varie combinazioni di Probabilità e Gravità. Ad esempio, un compito o decisione caratterizzato come probabile e intollerabile potrebbe essere segnalato come un rischio 'Estremo'. Allo stesso tempo, uno che è Improbabile e Accettabile potrebbe essere etichettato come un rischio 'Basso'.Tornando al modello, la chiave di valutazione del rischio verrà assegnata automaticamente in base ai valori 'Probabilità' e 'Gravità' definiti. Questi campi diventeranno una visualizzazione a matrice nella scheda 'Analisi del rischio'.

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Matrice di analisi del rischio

La scheda 'Analisi del rischio' offre una comprensione più sfumata dei rischi identificati durante la pianificazione del progetto. Qui, una visualizzazione a matrice che incrocia i valori di rischio dai campi 'Probabilità' e 'Gravità' è codificata a colori con la 'Chiave di valutazione del rischio' definita nella scheda 'Campi'. Le attività sono elencate automaticamente, e ogni punto di intersezione offre un profilo di rischio specifico che può essere definito in base alla gravità e alla probabilità assegnate nella scheda 'Attività'.

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Questo metodo consente di creare uno strumento di valutazione del rischio dinamico che evolve con il progetto. Include anche gli stessi filtri delle schede precedenti per rendere la tua analisi più specifica. Cerca i rischi per data, progetto, milestone e membro del team per pianificare efficacemente verso il completamento con successo.

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Abbiamo esaminato tutte le sezioni della scheda 'Attività' e mostrato come possono influenzare le diverse visualizzazioni in tutto il modello. Ma ne abbiamo ancora due da esaminare: La matrice RACI e il Dashboard.

Matrice RACI

In progetti come la ristrutturazione di Elm Street, la chiarezza dei ruoli e delle responsabilità è fondamentale.Le posizioni non allineate possono portare al caos, mentre una chiara delimitazione garantisce un'esecuzione efficiente. Questo scenario è precisamente dove entra in gioco la matrice RACI.

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RACI sta per Responsabile, Responsabile, Consultato e Informato. Fornisce intuizioni su chi esegue un compito, chi lo possiede, a chi consultare per le decisioni e chi deve essere aggiornato e informato.

Per utilizzare questa scheda, seleziona il progetto, come il 'Risanamento di Elm Street'. Una volta selezionato, le pietre miliari associate a questo progetto vengono automaticamente popolate nella matrice, preparando il terreno per assegnazioni più dettagliate.

I menu a discesa vengono utilizzati per selezionare quali membri del team si desidera monitorare. Poiché il progetto è stato selezionato, il menu a discesa mostrerà solo i membri del team associati al 'Risanamento di Elm Street', come definito nella scheda 'Progetti'. Da qui, scegli i compiti che intendi gestire e, per ogni compito selezionato, assegna ruoli ai tuoi membri del team. Questa assegnazione determina chi è responsabile di cosa, creando una mappa per il coinvolgimento di ogni membro durante il progetto.

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Utilizzando la scheda RACI, stabilisci chiarezza e garantisce che ogni partecipante, dagli stakeholder agli esecutori, comprenda il proprio ruolo specifico nell'ambito del progetto.

Cruscotto del progetto

Una panoramica di tutte le parti è essenziale mentre il progetto viene eseguito o anche quando è terminato. E per questo, il modello ha un cruscotto. La scheda "Cruscotto" funge da tua finestra panoramica sul progetto, aggregando dati da tutte le schede precedenti per presentare un quadro completo.

Sono disponibili anche filtri per rendere l'analisi più specifica se necessario. Puoi filtrare per progetto, milestone e membri del team. Questi filtri influenzeranno tutte le sezioni sottostanti. Nella sezione panoramica del progetto, è possibile trovare un'aggregazione dei principali dettagli del progetto, come chi sta guidando la carica, un'analisi comparativa delle milestone impostate rispetto a quelle raggiunte e la durata media dei compiti. Non solo saprai della progressione del progetto, ma avrai anche intuizioni sul ritmo e sulle potenziali aree di accelerazione.

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La sezione di analisi del progetto evidenzia i compiti imminenti previsti per la prossima settimana. Presentando una ripartizione completa dei compiti per fase e membri del team assegnati, si garantisce che nessun compito sfugga e che le risorse siano efficacemente allocate.

Successivamente, la pianificazione finanziaria e di bilancio prende il sopravvento sull'analisi finanziaria. Descrive i costi, suddivisi per milestone, contributi individuali dei membri del team e compiti specifici.Una visione così strutturata aiuta a garantire che il progetto rimanga entro il budget e, se non lo fa, individua dove si verificano gli eccessi di spesa. Infine, l'analisi dei rischi offre una visione predittiva, classificando le attività in base alla loro probabilità di causare potenziali intoppi e alla loro gravità.

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Conclusione

Gestire un progetto complesso come la ristrutturazione di Elm Street va oltre le principali pietre miliari; si tratta di garantire che ogni dettaglio intricato si allinei per un'esecuzione senza intoppi. Il modello Modello di Piano di Progetto (Parte 2) fornisce un approccio strutturato per gestire tutto, dalle assegnazioni dei compiti e la priorità, alle valutazioni dei rischi. Può essere scaricato in Excel e Google Sheets per una visione più chiara dei vostri prossimi progetti.

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