Colección de Facturas

Sinopsis

¿Es un problema el software de facturación deficiente? Esta plantilla de hoja de cálculo Colección de Facturas proporciona facturas imprimibles para cualquier necesidad empresarial, con plantillas para pequeñas empresas, autónomos, consultores, contratistas o corporaciones. Introduce servicios facturables, cantidades de productos y gastos adicionales, y nuestra plantilla calculará los totales teniendo en cuenta impuestos y tasas. Desglosa los cargos por servicios, cantidades de productos, horas o los tres. Una factura proforma calcula el flete, los aranceles, el seguro, los gastos legales y las tasas de inspección para pedidos internacionales. Y una factura de ventas corporativas tiene en cuenta los tipos de cambio para acuerdos internacionales. Por último, un rastreador de facturas suma las facturas pendientes para llevar un registro de las facturas pagadas y pendientes.

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How does the spreadsheet template assist in calculating freight for international orders?

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The spreadsheet template assists in calculating freight for international orders through the Proforma invoice. This invoice calculates freight, tariffs, insurance, legal, and inspection fees for international orders. It takes into account all these factors to provide a comprehensive calculation of the total cost.

What are the key features of a good invoice software?

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Key features of a good invoice software include the ability to enter billable services, product quantities, and additional expenses, with automatic calculation of totals accounting for taxes and fees. It should allow for charges to be broken out by services, product quantities, hours, or all three. For international orders, it should calculate freight, tariffs, insurance, legal, and inspection fees. It should also account for currency exchange rates for international deals. Lastly, it should have an invoice tracker to keep track of paid and outstanding invoices.

How does the spreadsheet template help in keeping track of paid and outstanding invoices?

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The spreadsheet template helps in keeping track of paid and outstanding invoices through an invoice tracker. This tracker tallies outstanding invoices, allowing you to monitor which invoices have been paid and which are still outstanding. It's a useful tool for managing your business's finances and ensuring that all payments are accounted for.

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¿Has oído hablar de esta estafa de facturas de PayPal que está circulando? Los estafadores están utilizando facturas falsas para engañar a pequeñas empresas, individuos y grandes corporaciones para que envíen dinero a cuentas fraudulentas que se hacen pasar por empresas legítimas. Las estafas de facturas falsas pueden ser seriamente perjudiciales, ya que estafas similares costaron a las grandes empresas tecnológicas Facebook y Google cientos de millones de dólares en 2019.

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What are some preventive measures against invoice scams for international orders?

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Some preventive measures against invoice scams for international orders include: 1) Always verify the source of the invoice. 2) Use secure payment methods that offer buyer protection. 3) Be wary of invoices that demand immediate payment or threaten severe consequences. 4) Regularly update and strengthen your cybersecurity measures. 5) Educate your employees about the signs of invoice scams. 6) Always double-check bank details before making a payment.

How can businesses ensure the safety of their international transactions?

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Businesses can ensure the safety of their international transactions by using secure and trusted payment platforms, implementing strong internal controls, regularly auditing their financial transactions, and educating their employees about potential scams and fraudulent activities. They should also verify the legitimacy of the businesses they are dealing with and use secure communication channels for their transactions.

What are some other secure alternatives to PayPal for invoice transactions?

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Some secure alternatives to PayPal for invoice transactions include Stripe, Square, Google Pay, Apple Pay, and Zelle. These platforms offer secure payment options and are widely used for business transactions. However, it's important to note that no platform can guarantee 100% security, so it's crucial to follow best practices for online safety, such as using strong passwords and enabling two-factor authentication.

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A continuación, explicamos 1) Cómo funciona la estafa de facturas de PayPal, 2) cómo incluso las grandes empresas son engañadas por estas estafas, 3) cómo puedes crear facturas personalizadas para evitar ser atrapado por estas estafas, y 4) cómo usar una plantilla Colección de Facturas totalmente personalizable que hemos creado para empezar. Ya seas una pequeña empresa, un comprador corporativo, un autónomo, un consultor o un contratista, esta plantilla tiene facturas para ti. Si quieres ir directamente al recurso, desplázate hacia abajo para ir allí ahora.

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Fraude de facturas de PayPal explicado

Si alguna vez has utilizado PayPal, probablemente sepas que permite a los vendedores crear facturas para enviar a la cuenta de otros usuarios para pagar un producto o servicio directamente en la plataforma. La estafa que está circulando ahora se aprovecha de los filtros de seguridad mínimos de PayPal, que no verifican si una factura es legítima o no.

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What are some resources available for victims of fake invoice scams?

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Victims of fake invoice scams can seek help from various resources. They can report the scam to their local law enforcement agency or to the Federal Trade Commission in the U.S. They can also report the scam to the Internet Crime Complaint Center. If the scam involved a financial transaction, they should contact their bank or credit card company immediately. Additionally, they can seek advice from consumer protection agencies or non-profit organizations that specialize in fraud prevention and recovery.

How can one educate themselves about the various forms of online scams?

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One can educate themselves about various forms of online scams by staying updated with the latest news on cybercrime and online fraud. It's also beneficial to follow cybersecurity blogs, forums, and social media channels. Participating in online security webinars and workshops can also be helpful. Moreover, understanding the common signs of scams such as unsolicited requests, pressure tactics, too good to be true offers, and requests for personal information can also aid in recognizing scams.

What are some preventive measures that PayPal has in place to combat fake invoice scams?

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PayPal has several preventive measures in place to combat fake invoice scams. They have a dedicated security team that monitors transactions for suspicious activity. They also use advanced machine learning algorithms to detect and prevent fraudulent transactions. PayPal also provides educational resources to its users about how to recognize and avoid scams. Additionally, they encourage users to report any suspicious emails or transactions to them. Lastly, PayPal has a policy of not sending invoices or payment requests via email, so any such emails should be treated with suspicion.

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Esta estafa facilita bastante a los estafadores el envío de facturas que solicitan el pago de un servicio a otros usuarios de PayPal. En este ejemplo, el "Departamento de Facturación de PayPal" solicitó mil dólares por una falsa compra de tarjeta de regalo de Walmart. Otros estafadores envían estimaciones de facturas, como este ejemplo en el que se solicitaban mil seiscientos dólares por una nueva conexión a internet. En este caso, el objetivo es que el usuario haga clic en un enlace de estafa o llame a un número de teléfono falso.

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A veces estas facturas solicitan efectivo, o a veces cripto, pero generalmente todas tienen alguna forma de "aquí está tu factura" o "factura actualizada" con un botón que dice "ver y pagar factura". Esto imita una factura real de PayPal y se envía a través de una versión falsificada de la dirección de correo electrónico service@paypal.com. Y estas estafas no se limitan solo a facturas falsas - incluso recibimos un mensaje de texto falso del soporte de PayPal mientras investigábamos este artículo.

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Entonces, ¿qué puedes hacer si recibes una de estas facturas de estafa? En primer lugar, no hagas clic en nada y no llames a ningún número. Comprueba si hay errores tipográficos y, si realmente no estás seguro de si es legítimo, comprueba tu cuenta de PayPal en un dispositivo separado o a través de la aplicación de PayPal directamente. Y ten cuidado; estas estafas no se limitan solo a PayPal. Los estafadores también han utilizado dominios de Quickbooks para enviar facturas maliciosas hechas con una cuenta gratuita de QuickBooks y han falsificado solicitudes de pagos de marcas como Norton antivirus o Office 365.

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Estos estafadores luego convencen a sus víctimas para que llamen a un número para obtener más información, dándoles un segundo beneficio: un número de teléfono para volver a llamar para repetir las estafas. ¿Qué tan malo puede ser ser estafado por una factura? Bueno, Google y Facebook lo descubrieron de la peor manera cuando tuvieron que pagar más de cien millones a estafadores de facturas en 2019.

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Entre 2013 y 2015, el lituano Evaldas Rimasauskas robó $99 millones a Facebook y $23 millones a Google con facturas falsas, contratos falsificados y correos electrónicos falsos de ejecutivos reales que aprobaban las compras. Estas facturas se hicieron pasar por si vinieran de un contratista taiwanés con el que Facebook y Google hacían negocios regularmente llamado Quanta Computer Inc. Los pagos se realizaron luego a una empresa falsa en Letonia, después de lo cual el dinero se movió de Chipre, a Lituania, luego a Hungría, Eslovaquia y Hong Kong antes de que Google finalmente lo atrapara.

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Mientras que Facebook y Google recuperaron su dinero, el FBI dice que los estafadores robaron $12 mil millones con estafas por correo electrónico entre 2013 y 2018, la mayoría de los cuales nunca se recuperó. Por ejemplo, la empresa de juguetes Mattel perdió tres millones cuando los estafadores se hicieron pasar por el CEO de la empresa. Este tipo de pérdida puede dañar seriamente a las empresas más pequeñas. El minorista de ropa Diesel Jeans incluso se declaró en quiebra en 2019 debido a un fraude de facturas. Y estas estafas están en aumento. El año pasado, las estafas por correo electrónico costaron a las empresas estadounidenses $2.4 mil millones, lo que fue un 33% más que el año anterior. Para algunos marcos útiles para prepararse y proteger su negocio de amenazas financieras como estas, consulte nuestro resumen del libro Olas Rebeldes de Jonathan Brill.

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Explicación

Crear facturas personalizadas

Entonces, ¿cómo puedes crear una factura para tu negocio que los compradores sepan que es segura y que no sea marcada por los servicios de seguridad del correo electrónico y se pierda para siempre? Necesitas una factura que esté personalizada para tu negocio, que no se genere automáticamente a través de Quickbooks o PayPal, que puedas enviar en un correo electrónico como PDF. Nuestra colección Colección de Facturas proporciona facturas imprimibles para cualquier necesidad empresarial.

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Ya seas una pequeña empresa, autónomo, consultor, contratista o corporación, hay plantillas que puedes personalizar y guardar como PDF para que tus compradores sepan que tus documentos son seguros y vienen directamente de ti. Esto te permite recibir pagos a tiempo sin que las facturas sean filtradas por spam por precauciones de seguridad.

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Cada plantilla está diseñada con estilo para que puedas desglosar tus cargos por servicio, cantidad de producto, horas o los tres. Una vez que elijas la factura que es adecuada para ti, personalízala según tus necesidades, y la factura se encarga de los cálculos. La plantilla también rastrea todas tus facturas en un solo lugar, por lo que sabes cuántas se han pagado y cuántas están pendientes. A continuación, te mostramos lo fácil que es personalizar y usar cada factura.

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Seleccionar tipo de factura

El primer paso es seleccionar la factura que es adecuada para tu negocio. Cada factura de la colección tiene su propio estilo y funcionalidad para diferentes casos de uso. Por ejemplo, si eres una pequeña empresa, puedes usar una factura de ventas para facturar a los clientes o usar la factura de envío (arriba) para enviar productos a ellos. Como autónomo, la factura de abajo desglosa tus horas junto con tu tarifa por hora para sumar lo que se debe.

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Personalizar y calcular

Después de haber seleccionado tu factura preferida, puedes personalizar todos los campos en azul. Introduce tus servicios facturables, cantidades de productos y gastos adicionales y nuestras plantillas calcularán los totales, teniendo en cuenta los impuestos y tasas. La factura proforma calcula el flete, los aranceles, el seguro, los gastos legales y las tasas de inspección para pedidos internacionales.

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Y la factura de ventas corporativas te permite tener en cuenta los tipos de cambio para acuerdos internacionales. Solo selecciona la moneda y el país de origen del exportador y del consignatario con el filtro desplegable, luego introduce el tipo de cambio actual y cualquier tarifa adicional.

Rastrea tus pagos

Por último, nuestro rastreador de facturas te permite sumar tus facturas pendientes para llevar un registro de cuánto has recibido y cuánto te deben. Simplemente introduce el número, la fecha y los detalles de cada factura que envíes. En la parte superior, verás cuánto has facturado hasta la fecha, mientras que la columna de fecha de pago rastrea cuándo se te ha pagado esa factura.

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Con facturas totalmente personalizadas, tus clientes sabrán que tus facturas provienen de una fuente de confianza y no de un estafador. Para más plantillas de facturas personalizadas, echa un vistazo a nuestra otra plantilla Modelos de Facturas sobre cómo hacer una factura que aumente los beneficios con PowerPoint.