Sammanfattning
Vad är "Kanban"? Kanban är ett projektledningsramverk som använder en notkortsvisualisering för att stilisera kort på en tavla så att teammedlemmar lätt kan se varje uppgift eller projekt är i en serie arbetsflödesstadier. Kanban-systemet, uppfunnet på Toyota, hjälpte till att omvandla biltillverkaren från att sälja mindre än tre hundra bilar om året till en av de största biltillverkarna i världen och gör hundratals miljarder i intäkter från och med 2021. Nedan förklarar vi Kanban och dess ursprung, hur en "Kanban-tavla" fungerar, och hur du kan ladda ner och anpassa kalkylbladsmallen Kanban-tavla vi skapade för att komma igång.
Kanban förklarat
Kanban-systemet utvecklades av den industriella ingenjören Taiichi Ohno på Toyota på 1950-talet. Termen Kanban kommer från två japanska ord, "Kan" 看 vilket betyder skylt, och "Ban" 板, vilket betyder tavla, aka "skylttavla." Termen populariserades i Japan runt 1600-talet när ekonomin tog fart, och japanska städer översvämmades av konkurrerande företag som behövde konstfulla skylttavlor för att sticka ut och konkurrera om kunder.Denna tradition har fortsatt till neon, LED och 3D reklamskyltar som befolkar japanska städer idag. De bästa av dessa skyltar kommunicerade sitt kärnvärde på ett så klart och koncist sätt som möjligt.
Ohnos Kanban-system använder skyltkort på en skylt för att visuellt visa vilket stadium en uppgift befinner sig i, och uppmana tittare om vilka åtgärder de ska ta härnäst i ett processarbetsflöde. Med Ohnos egna ord var systemet utformat, "för att endast producera det som behövs, när det behövs och i den mängd som behövs." Ohno uppfann detta system på begäran av Toyotas VD Kiichiro Toyoda, som ville att Toyota skulle konkurrera med produktiviteten hos amerikanska biltillverkare på under tre år. Företaget var dock i så dåligt skick att de inte ens kunde anställa några nya anställda. De hade inte den utrustning amerikanerna hade, och kunde inte anställa nya människor, så de var tvungna att utveckla ett internt system för att öka sin produktivitet.
Taiichi Ohno arbetade sig upp till verkstadchef och blev så småningom direktör.Under denna tid identifierade han sju nyckelområden för avfall som bidrog till minskad prestanda på företaget. I synnerhet stod de inför problem med överproduktion och lagring av råmaterial, vilket skapade avfall när konsumentefterfrågan skulle fluktuera. Så Ohno behövde skapa ett system för att signalera när en ny produkt behövdes, som kunde delas med produktionslinjen och råmaterialleverantören precis vid rätt tidpunkt…
Uppenbarelsen kom 1956 när Ohno åkte till USA och besökte den amerikanska stormarknadskedjan Piggly Wiggly. Systemet inspirerade honom att använda papperskort över hela leveranskedjan för att spåra efterfrågan och signalera åtgärder vid behov. Dessa kort skulle fästas vid produktionslinjen tills ett kort var klart. Kortet skulle sedan fästas vid bilen, och när den är såld, skulle kortet gå tillbaka till produktionslinjen. Endast när kortet skulle återvända till linjen kunde arbetarna börja utveckla en ny produkt. Även då skulle korten hållas i en "väntande kö" tills de nådde ett specifikt antal, vilket indikerade att det fanns tillräcklig efterfrågan för att fortsätta. (Källa)
Kort användes inte bara för bilar - men varje material i produktionsprocessen hade sitt eget Kanban-kort så att leverantörer skulle arbeta utifrån samma system. Detta minskade lagring, förbättrade effektiviteten och gav synlighet genom hela leveranskedjan. År 1964 spred sig Kanban-systemet genom hela företaget och användes i alla processer på Toyota. Det ledde så småningom till det större Toyota-produktionssystemet, som du kan läsa mer om i vår [related bracelet="toyo"] boksummering med samma namn, eller titta på en video om som en del av vår [related bracelet="proopt"] presentationsmall förklarare.
Hur Kanban-tavlor fungerar
Numera utförs inte Kanban-systemet med fysiska noteringskort. Kanban antogs så småningom av mjukvaruindustrin och används ofta med Lean eller Agile projektledningsmetod. Agile är en iterativ projektledningsstil, där chefen delar upp ett stort projekt i mindre projekt som planeras, designas, byggs och testas individuellt för att levereras snabbare.Eftersom Agile är en projektledningsfilosofi, och Kanban är ett projektledningsverktyg, kan de två användas samtidigt och till och med införlivas med Scrum-metodiken för att arbeta med en grupp uppgifter under en kort period som kallas en sprint. (Källa)
Digitala kanban-tavlor idag innehåller färgkodade kolumner, som representerar varje separat arbetsstadium, och kort, som representerar enskilda uppgifter eller projekt som ska utföras. Kanban-tavlor kommer också vanligtvis med det som kallas "WIP"-gränser, vilket står för "work-in-progress"-gränser. Dessa begränsar antalet uppgifter i en given kolumn/stadium, så att inget stadium blir överbelastat och blir en flaskhals. Simbanor kan användas för att separera uppgifter över team, aktiviteter eller typer av tjänster. (Källa)
Digitala Kanban-tavlor som Trello från Atlassian utnyttjar Kanban-systemet och erbjuder ytterligare funktionalitet för att organisera information om varje uppgift och produkt.På detta sätt kan Kanban-tavlor användas för att hantera personliga att-göra-listor, bygga en redaktionell kalender eller hantera en försäljningspipeline. De kan hjälpa till att hantera en produktutvecklingsfärdplan eller spåra en rekryteringsprocess. Men de flesta organisationer och produktchefer behöver inte avancerad programvara för att skapa sin egen Kanban-tavla. Som Toyota visade, allt du behöver är en tydlig bild av ditt arbetsflöde och ett sätt att visualisera ditt projekt när det övergår genom varje etapp.
Kanban-tavla kalkylblad
Hantera uppgifter visuellt
Först, ange alla uppgifter för ett aktuellt projekt på uppgiftslistan. Tilldela varje uppgift dess etapp, prioritet, ansvarig ägare och start- och slutdatum. Spåra sedan arbetet i process med framstegsfält, hur många timmar det tog att slutföra och när det väl är klart, dess slutliga slutdatum. För att redigera dessa rullgardinsmenyer kan du använda fältfliken för att lägga till nya ansvariga teammedlemmar, etapper och prioriteringsnivåer. Du kan också ställa in din arbete-i-process-gräns, vilket är en kritisk del av Kanban.
I Kanban är varje uppgift färgkodad efter dess prioriteringsnivå, beroende på vilket stadium den befinner sig i. Om ett visst stadium har nått sin WIP-gräns kommer kolumnen för stadiet att gråna ut. Detta används så att ingen del av arbetsflödet blir överväldigad.
Visa dina uppgifter på en kalender
Om du föredrar att sortera dina uppgifter enligt deras kommande förfallodatum, sorterar en kalendervisualisering uppgiften efter det första förfallodatumet på din lista, så att du kan se en fullständig 12-månaders kalendervy av alla dina kommande uppgifter.
Visa dina uppgifter med en instrumentpanel
Och instrumentpanelen spårar det totala antalet uppgifter som har slutförts mot de som återstår att slutföra, samt hur många uppgifter som är tilldelade till varje person och över varje stadium. Och det är allt du behöver veta om Kanban. Glöm inte, du kan ladda ner och anpassa detta Kanban-tavla kalkylblad för dina egna projektledningsbehov för att spara tid och timmar av arbete.
Och om du vill ha mer kalkylverktyg för att hjälpa dig att uppnå dina viktigaste mål, kolla in vår [related bracelet="todosheet"] kalkylbladsmall samt vår [related bracelet="task"] presentationmall för alternativa uppgiftsspårningsvisualiseringar och projektledningsverktyg för att få ditt arbete gjort i tid, varje gång.
