خلاصه
کانبان چیست؟ کانبان یک چارچوب مدیریت پروژه است که از تجسمی از کارت یادداشت برای طراحی کارت ها بر روی یک تخته استفاده می کند تا اعضای تیم به راحتی بتوانند مشاهده کنند که هر وظیفه یا پروژه در کدام مرحله از مراحل گردش کار قرار دارد. سیستم کانبان، که در تویوتا اختراع شد، کمک کرد تا این شرکت خودروسازی را از فروش کمتر از سه صد خودرو در سال به یکی از بزرگترین سازندگان خودرو در جهان تبدیل کند و تا سال 2021 صدها میلیارد درآمد کسب کند. در زیر، ما کانبان و منشأ آن را توضیح می دهیم، چگونگی کار کردن "تخته کانبان" و چگونگی دانلود و سفارشی کردن قالب جدول تخته کانبان که ما ایجاد کرده ایم را توضیح می دهیم.
توضیح کانبان
سیستم کانبان توسط مهندس صنعتی تاییچی اوهنو در تویوتا در دهه 1950 توسعه یافت. کلمه کانبان از دو کلمه چینی، "Kan" 看 که به معنی علامت است، و "Ban" 板، که به معنی تخته است، یعنی "تخته علامت." این اصطلاح در ژاپن در دوران 1600 میلادی زمانی که اقتصاد رونق گرفت و شهرهای ژاپن با کسب و کارهای رقابتی سرازیر شدند که نیاز به تابلوهای علامت هنرمندانه برای برجسته شدن و رقابت برای مشتریان داشتند، محبوب شد.این سنت تا نئون، LED، و تابلوهای تبلیغاتی 3D که امروزه شهرهای ژاپن را پر می کنند، ادامه یافته است. بهترین این تابلوها ارزش اصلی خود را به صورت واضح و مختصر ارائه می دادند.
سیستم کانبان Ohno از کارت های علامت بر روی یک تابلو برای نشان دادن بصری مرحله ای که یک وظیفه در آن قرار دارد، استفاده می کند و بینندگان را برای اقدامات بعدی در یک جریان کاری می کند. به عبارت خود Ohno، این سیستم طراحی شده بود، "تنها آنچه که نیاز است تولید شود، زمانی که نیاز است و به مقداری که نیاز است." Ohno این سیستم را به درخواست مدیرعامل تویوتا، Kiichiro Toyoda، اختراع کرد، که می خواست تویوتا با بهره وری شرکت های خودروی آمریکایی در زیر سه سال رقابت کند. با این حال، شرکت در وضعیتی بسیار بد بود که حتی نمی توانستند کارمند جدید استخدام کنند. آنها تجهیزاتی که آمریکایی ها داشتند را نداشتند، و نمی توانستند افراد جدیدی استخدام کنند، بنابراین مجبور شدند یک سیستم داخلی برای افزایش بهره وری خود توسعه دهند.
Taiichi Ohno راه خود را تا مدیر کارگاه ماشین سازی پیش برد و در نهایت یک مدیر شد.در این مدت، او هفت حوزه کلیدی زباله را شناسایی کرد که منجر به کاهش عملکرد در شرکت می شد. به خصوص، آنها با مشکلات افزایش تولید و انباشت مواد اولیه روبرو بودند، که هنگام تغییر تقاضای مصرف کننده، زباله ایجاد می کرد. بنابراین اوهنو نیاز داشت به یک سیستم برای اعلام زمانی که یک محصول جدید لازم است، که می تواند درست در زمان مناسب با خط تولید و تامین کننده مواد اولیه به اشتراک گذاشته شود...
فکر بزرگ در سال 1956 اتفاق افتاد وقتی اوهنو به آمریکا رفت و زنجیره سوپرمارکت آمریکایی Piggly Wiggly را بازدید کرد. این سیستم او را الهام بخشید تا از کارت های کاغذی در سراسر زنجیره تامین برای ردیابی تقاضا و اعلام اقدامات در صورت نیاز استفاده کند. این کارت ها به خط تولید متصل می شدند تا زمانی که یک کارت تمام می شد. سپس کارت به خودرو متصل می شد و هنگامی که فروخته می شد، کارت به خط تولید برمی گشت. فقط وقتی کارت به خط برمی گردد، کارگران می توانند شروع به توسعه یک محصول جدید کنند. حتی در این حالت، کارت ها در یک "صف انتظار" نگه داشته می شوند تا زمانی که به یک شماره خاص برسند، که نشان دهنده تقاضای کافی برای ادامه است. (منبع)
کارت ها فقط برای اتومبیل ها استفاده نمی شدند - بلکه هر ماده ای در فرآیند تولید کارت کانبان خود را داشت تا تامین کنندگان از یک سیستم کار کنند. این امر انباشت را کاهش داد، کارایی را افزایش داد و در کل زنجیره تامین دید بیشتری فراهم کرد. تا سال 1964، سیستم کانبان در سراسر شرکت گسترش یافت و در تمام فرآیندهای تویوتا استفاده شد. این در نهایت منجر به سیستم تولید بزرگتر تویوتا شد، که می توانید بیشتر درباره آن در خلاصه کتاب ما با همین نام بخوانید، یا درباره آن در قالب یک ویدیوی توضیحی قالب ارائه مرتبط ما ببینید.
چگونه تخته های کانبان کار می کنند
این روزها، سیستم کانبان با کارت های فیزیکی اجرا نمی شود. کانبان در نهایت توسط صنعت نرم افزار پذیرفته شد و اغلب با روش مدیریت پروژه Lean یا Agile استفاده می شود. Agile یک سبک مدیریت پروژه تکراری است، که در آن مدیر یک پروژه بزرگ را به پروژه های کوچکتری تقسیم می کند که به طور جداگانه برنامه ریزی، طراحی، ساخته شده و تست می شوند تا سریعتر ارسال شوند.از آنجا که Agile یک فلسفه مدیریت پروژه است و Kanban یک ابزار مدیریت پروژه است، هر دو می توانند به طور همزمان استفاده شوند و حتی با روش Scrum برای کار بر روی یک گروه از وظایف در یک دوره کوتاه معروف به sprint ترکیب شوند. (منبع)
تخته های دیجیتالی کانبان امروزه شامل ستون های رنگی می شوند، که هر کدام یک مرحله کاری جداگانه را نشان می دهند، و کارت ها، که وظایف یا پروژه های فردی برای انجام را نشان می دهند. تخته های کانبان معمولا همراه با چیزی است که به آن محدودیت های "WIP" معروف است، که برای محدودیت های "کار در حال انجام" است. این محدودیت ها تعداد وظایف در یک ستون/مرحله خاص را محدود می کنند، بنابراین هیچ مرحله ای به عقب نمی افتد و مانعی برای پیشرفت نمی شود. Swimlanes می تواند برای جداسازی وظایف در تیم ها، فعالیت ها یا انواع خدمات استفاده شود. (منبع)
تخته های دیجیتالی کانبان مانند Trello از Atlassian از سیستم کانبان استفاده می کنند و قابلیت های اضافی برای سازماندهی اطلاعات در مورد هر وظیفه و محصول را ارائه می دهند.به این ترتیب، تخته های کانبان می توانند برای مدیریت کارهای شخصی، ساخت یک تقویم سردبیری یا مدیریت یک لوله فروش استفاده شوند. آنها می توانند در مدیریت نقشه راه توسعه محصول یا ردیابی یک قیف سرکشی کمک کنند. اما بیشتر سازمان ها و مدیران محصول نیازی به نرم افزار پیشرفته برای ایجاد تخته کانبان خود ندارند. همانطور که تویوتا نشان داد، تمام چیزی که شما نیاز دارید، تصویر واضحی از گردش کار شما است و راهی برای تجسم پروژه شما همانطور که از طریق هر مرحله انتقال می یابد.
جدول تخته کانبان
وظایف را بصری مدیریت کنید
اول، تمام وظایف یک پروژه جاری را در لیست وظایف وارد کنید. به هر وظیفه مرحله، اولویت، مالک مسئول و تاریخ شروع و سررسید را اختصاص دهید. سپس، کار در حال انجام را با نوارهای پیشرفت ردیابی کنید، چقدر ساعت طول کشید تا کامل شود و هنگامی که کامل شد، تاریخ پایان نهایی آن. برای ویرایش این کرکره ها، می توانید از زبانه های فیلد استفاده کنید، برای اضافه کردن اعضای جدید تیم مسئول، مراحل و سطوح اولویت. همچنین می توانید محدودیت کار خود را در حال انجام تنظیم کنید، که یک بخش حیاتی از کانبان است.
در کانبان، هر وظیفه بر اساس سطح اولویت آن رنگی است، بسته به مرحله ای که در آن قرار دارد. اگر یک مرحله به حد WIP خود رسیده باشد، ستون مرحله خاکستری می شود. این برای جلوگیری از فراگیر شدن هر بخش از گردش کار استفاده می شود.
وظایف خود را در یک تقویم مشاهده کنید
اگر ترجیح می دهید وظایف خود را بر اساس تاریخ سررسید آینده مرتب کنید، یک نمایش تقویم وظایف را بر اساس اولین تاریخ سررسید در لیست شما مرتب می کند، بنابراین شما می توانید نمای تقویم 12 ماهه کامل از تمام وظایف آینده خود را ببینید.
وظایف خود را با یک داشبورد مشاهده کنید
و داشبورد تعداد کل وظایفی را که انجام شده اند در مقابل آنهایی که هنوز باید انجام شوند، ردیابی می کند، همچنین چقدر وظایفی وجود دارد که به هر فرد و در هر مرحله اختصاص داده شده است. و این همه چیزی است که باید در مورد کانبان بدانید. فراموش نکنید، شما می توانید این جدول تخته کانبان را برای نیازهای مدیریت پروژه خود دانلود و سفارشی کنید تا زمان و ساعات کار را صرفه جویی کنید.
و اگر شما می خواهید ابزارهای بیشتری از جدول ها برای کمک به شما در دستیابی به اهداف مهمتر خود، نگاهی به قالب جدول [related bracelet="todosheet"] ما بیندازید و همچنین قالب ارائه [related bracelet="task"] ما برای تجسم های متناوب ردیاب وظیفه و ابزارهای مدیریت پروژه برای انجام کار شما در موقع، هر بار.
